ExcelXP的快速输入技巧讲解
ExcelXP的八则快速输入技巧 如果我们在在用Exceel XP处处理庞大的数数据信息时，不不注意讲究技技巧和方法的的话，很可能能会花费很大大的精力因因此如何巧用用Excell XP，来来快速输入信信息就成为各各个Exceel XP用用户非常关心心的话题，笔笔者向大家介介绍几则这方方面的小技巧巧 1、快速输入大大量含小数点点的数字 如果我们需要在在Excell XP工作作表中输入大大量的带有小小数位的数字字时，按照普普通的输入方方法，我们可可能按照数字字原样大小直直接输入，例例如现在要在在单元格中输输入0.055这个数字时时，我们会把把“0.05”原样输入到到表格中不不过如果需要要输入若干个个带有小数点点的数字时，我我们再按照上上面的方法输输入的话，每每次输入数字字时都需要重重复输入小数数点，这样工工作量会变大大，输入效率率会降低其其实，我们可可以使用Exxcel XXP中的小数数点自动定位位功能，让所所有数字的小小数点自动定定位，从而快快速提高输入入速度在使使用小数点自自动定位功能能时，我们可可以先在Exxcel XXP的编辑界界面中，用鼠鼠标依次单击击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹弹出的对话框框中选中“自动设置小小数点”复选框，然然后在“位数”微调编辑框框中键入需要要显示在小数数点右面的位位数就可以了了。
以后我们们再输入带有有小数点的数数字时，直接接输入数字，而而小数点将在在回车键后自自动进行定位位例如，我我们要在某单单元格中键入入0.06的话话，可以在上上面的设置中中，让“位数”选项为2，然后直接接在指定单元元格中输入66，回车以后后，该单元格格的数字自动动变为“0.06”，怎么样简简单吧？ 2、快速录入文文本文件中的的内容 现在您手边假如如有一些以纯纯文本格式储储存的文件，如如果此时您需需要将这些数数据制作成EExcel XP的工作作表，那该怎怎么办呢？重重新输入一遍遍，大概只有有头脑有毛病病的人才会这这样做；将菜菜单上的数据据一个个复制制/粘贴到工作作表中，也需需花很多时间间没关系！！您只要在EExcel XP中巧妙使使用其中的文文本文件导入入功能，就可可以大大减轻轻需要重新输输入或者需要要不断复制、粘粘贴的巨大工工作量了使使用该功能时时，您只要在在Excell XP编辑辑区中，依次次用鼠标单击击菜单栏中的的“数据/获取外部数数据/导入文本文文件”命令，然后后在导入文本本会话窗口选选择要导入的的文本文件，再再按下“导入”钮以后，程程序会弹出一一个文本导入入向导对话框框，您只要按按照向导的提提示进行操作作，就可以把把以文本格式式的数据转换换成工作表的的格式了。
3、快速输入大大量相同数据据 如果你希望望在不同的单单元格中输入入大量相同的的数据信息，那那么你不必逐逐个单元格一一个一个地输输入，那样需需要花费好长长时间，而且且还比较容易易出错你可可以通过下面面的操作方法法在多个相邻邻或不相邻的的单元格中快快速填充同一一个数据，具具体方法为：：首先同时选选中需要填充充数据的单元元格若某些些单元格不相相邻，可在按按住Ctrll键的同时，点点击鼠标左键键，逐个选中中；其次输入入要填充的某某个数据按按住Ctrll键的同时，按按回车键，则则刚才选中的的所有单元格格同时填入该该数据 4、快速进行中中英文输入法法切换 一张工作表表常常会既包包含有数字信信息，又包含含有文字信息息，要录入这这样一种工作作表就需要我我们不断地在在中英文之间间反复切换输输入法，非常常麻烦，为了了方便操作，我我们可以用以以下方法实现现自动切换：：首先用鼠标标选中需要输输入中文的单单元格区域，然然后在输入法法菜单中选择择一个合适的的中文输入法法；接着打开开“有效数据”对话框，选选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打打开，单击“确定”按钮；然后后再选中输入入数字的单元元格区域，在在“有效数据”对话框中，单单击“IME模式”选项卡，在在“模式”框中选择关关闭（英文模模式）；最后后单击“确定”按钮，这样样用鼠标分别别在刚才设定定的两列中选选中单元格，五五笔和英文输输入方式就可可以相互切换换了。
5、快速删除工工作表中空行行 删除Exccel XPP工作表中的的空行，一般般的方法是需需要将空行都都找出来，然然后逐行删除除，但这样做做操作量非常常大，很不方方便那么如如何才能减轻轻删除工作表表中空行的工工作量呢？您您可以使用下下面的操作方方法来进行删删除：首先打打开要删除空空行的工作表表，在打开的的工作表中用用鼠标单击菜菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并并从下拉菜单单中选择“列”，从而插入入一新的列ＸＸ，在Ｘ列中中顺序填入整整数；然后根根据其他任何何一列将表中中的行排序，使使所有空行都都集中到表的的底部删去去所有空行中中Ｘ列的数据据，以Ｘ列重重新排序，然然后删去Ｘ列列按照这样样的删除方法法，无论工作作表中包含多多少空行，您您就可以很快快地删除了6、快速对不同同单元格中字字号进行调整整 在使用Exceel XP编编辑文件时，常常常需要将某某一列的宽度度固定，但由由于该列各单单元格中的字字符数目不等等，致使有的的单元格中的的内容不能完完全显示在屏屏幕上，为了了让这些单元元格中的数据据都显示在屏屏幕上，就不不得不对这些些单元格重新新定义较小的的字号如果果依次对这些些单元格中的的字号调整的的话，工作量量将会变得很很大。
其实，您您可以采用下下面的方法来来减轻字号调调整的工作量量：首先新建建或打开一个个工作簿，并并选中需要EExcel XP根据单单元格的宽度度调整字号的的单元格区域域；其次单击击用鼠标依次次单击菜单栏栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填填充”复选框，并并单击“确定”按钮；此后后，当你在这这些单元格中中输入数据时时，如果输入入的数据长度度超过了单元元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变 7、快速输入多多个重复数据据 在使用Exceel XP工工作表的过程程中，我们经经常要输入大大量重复的数数据,如果依次输输入，无疑工工作量是巨大大的现在我我们可以借助助Excell XP的“宏”功能,来记录首次次输入需要重重复输入的数数据的命令和和过程,然后将这些些命令和过程程赋值到一个个组合键或工工具栏的按钮钮上,当按下组合合键时,计算机就会会重复所记录录的操作使使用宏功能时时，我们可以以按照以下步步骤进行操作作:首先打开工工作表，在工工作表中选中中要进行操作作的单元格；；接着再用鼠鼠标单击菜单单栏中的“工具”菜单项，并并从弹出的下下拉菜单中选选择“宏”子菜单项，并并从随后弹出出的下级菜单单中选择“录制新宏”命令；设定定好宏后，我我们就可以对对指定的单元元格，进行各各种操作，程程序将自动对对所进行的各各方面操作记记录复制。
8、快速处理多多个工作表 有时我们需需要在Exccel XPP中打开多个个工作表来进进行编辑，但但无论打开多多少工作表，在在某一时刻我我们只能对一一个工作表进进行编辑，编编辑好了以后后再依次编辑辑下一个工作作表，如果真真是这样操作作的话，我们们倒没有这个个必要同时打打开多个工作作表了，因为为我们同时打打开多个工作作表的目的就就是要减轻处处理多个工作作表的工作量量的，那么我我们该如何实实现这样的操操作呢？您可可采用以下方方法：首先按按住“Shiftt"键或“Ctrl""键并配以鼠鼠标操作，在在工作簿底部部选择多个彼彼此相邻或不不相邻的工作作表标签，然然后就可以对对其实行多方方面的批量处处理；接着在在选中的工作作表标签上按按右键弹出快快捷菜单，进进行插入和删删除多个工作作表的操作；；然后在“文件”菜单中选择择“页面设置………”，将选中的的多个工作表表设成相同的的页面模式；；再通过“编辑”菜单中的有有关选项，在在多个工作表表范围内进行行查找、替换换、定位操作作；通过“格式”菜单中的有有关选项，将将选中的多个个工作表的行行、列、单元元格设成相同同的样式以及及进行一次性性全部隐藏操操作；接着在在“工具”菜单中选择择“选项……”，在弹出的的菜单中选择择“视窗”和“编辑”按钮，将选选中的工作表表设成相同的的视窗样式和和单元格编辑辑属性；最后后选中上述工工作表集合中中任何一个工工作表，并在在其上完成我我们所需要的的表格，则其其它工作表在在相同的位置置也同时生成成了格式完全全相同的表格格。
高效办公Exccel排序方方法"集中营" 排序是数数据处理中的的经常性工作作，Exceel排序有序序数计算（类类似成绩统计计中的名次）和和数据重排两两类本文以以几个车间的的产值和名称称为例，介绍绍Excell 20000/XP的数数据排序方法法 一、数值排排序 1.RANNK函数 RANK函函数是Exccel计算序序数的主要工工具，它的语语法为:RAANK （numbeer，ref，orderr），其中nuumber为为参与计算的的数字或含有有数字的单元元格，reff是对参与计计算的数字单单元格区域的的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式） 例如图1中中E2、E3、E4单元格存存放一季度的的总产值，计计算各车间产产值排名的方方法是:在F2单元格内内输入公式“=RANKK（E2，$E$2:: $E$44）”，敲回车即即可计算出铸铸造车间的产产值排名是22再将F2中的公式式复制到剪贴贴板，选中FF3、 F4单元格格按Ctrll+V，就能能计算出其余余两个车间的的产值排名为为3和1如果B1单元格中中输入的公式式为“=RANKK（E2，$E$2:$$E$4，1）”，则计算出出的序数按升升序方式排列列，即2、1和3。
需要注意的的是:相同数值用用RANK函数数计算得到的的序数（名次次）相同，但但会导致后续续数字的序数数空缺假如如上例中F22单元格存放放的数值与 F3相同，则则按本法计算算出的排名分分别是3、3和1（降序时） 2.COUUNTIF函函数 COUNTTIF函数可可以统计某一一区域中符合合条件的单元元格数目，它它的语法为CCOUNTIIF（rangee，criteeria）其其中rangge为参与统统计的单元格格区域，crriteriia是以数字字、表达式或或文本形式定定义的条件其其中数字可以以直接写入，表表达式和文本本必须加引号号 仍以图1为为例，F2单元格内内输入的公式式为“=COUNNTIF（$E$2::$E$4， ">"&&E2）+1”计算各车车间产值排名名的方法同上上，结果也完完全相同，22、 1和3 此公式的计计算过程是这这样的:首先根据E22单元格内的的数值，在连连接符&的作用下产产生一个逻辑辑表达式，即即“>176.77”、“>167.33”等 COUUNTIF函函数计算出引引用区域内符符合条件的单单元格数量，该该结果加一即即可得到该数数值的名次很很显然，利用用上述方法得得到的是降序序排列的名次次，对重复数数据计算得到到的结果与RRANK函数数相同。
3.IF函数 Excell自身带有排排序功能，可可使数据以降降序或升序方方式重新排列列如果将它它与IF函数结合合，可以计算算出没有空缺缺的排名以以图1中E2、E3、 E4单元格格的产值排序序为例，具体体做法是:选中E2单元格，根根据排序需要要，单击Exxcel工具具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可可使工作表中中的所有数据据按要求重新新排列 假如数据是是按产值由大大到小（降序序）排列的，而而您又想赋予予每个车间从从1到n（n为自然数）的的排名可以以在G2单元格中中输入1，然后在G33单元格中输输入公式“=IF（E3=E22， G3,GG3+1）”，只要将公公式复制到GG4等单元格格，就可以计计算出其他车车间的产值排排名 二、文本排排序 选举等场合合需要按姓氏氏笔划为文本本排序， EExcel提提供了比较好好的解决办法法如果您要要将图1数据表按车车间名称的笔笔划排序，可可以使用以下下方法: 选中排序序关键字所在在列（或行）的的首个单元格格（如图1中的A1），单击击Excell“数据”菜单下的“排序”命令，再单单击其中的“选项”按钮选中中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数数据排列方向向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框（图图2）。
如果您您的数据带有有标题行（如如图1中的“单位”之类），则则应选中“有标题行”（反之不选选），然后打打开“主要关键字字”下拉列表，选选择其中的“单位”，选中排序序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所所有数据就会会据此重新排排列 此法稍加变变通即可用于于“第一名”、“第二名”等文本排序序，请读者自自行摸索 三、自定义义排序 如果您要求求Excell按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序序重排工作表表数据，前面面介绍的几种种方法就无能能为力了这这类问题可以以用定义排序序规则的方法法解决:首先单击Exxcel“工具”菜单下的“选项”命令，打开开“选项”对话框中的的“自定义序列列”选项卡（图图3）选中左左边“自定义序列列”下的“新序列”，光标就会会在右边的“输入序列”框内闪动，您您就可以输入入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序序列了，输入入的每个序列列之 间要用英文文逗号分隔，或或者每输入一一个序列就敲敲回车如果果序列已经存存在于工作表表中，可以选选中序列所在在的单元格区区域单击“导入”，这些序列列就会被自动动加入“输入序列”框无论采采用以上哪种种方法，单击击“添加”按钮即可将将序列放入“自定义序列列”中备用（图图3）。
使用排序规规则排序的具具体方法与笔笔划排序很相相似，只是您您要打开“排序选项”对话框中的的“自定义排序序次序”下拉列表，选选中前面定义义的排序规则则，其他选项项保持不动回回到“排序”对话框后根根据需要选择择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成成数据的自定定义排序 需要说明的的是: 显示在“自定义序列列”选项卡中的的序列（如一一、二、三等等），均可按按以上方法参参与排序，请请读者注意EExcel提提供的自定义义序列类型谈谈Excell输入的技巧巧 在Exccel工作表表的单元格中中，可以使用用两种最基本本的数据格式式：常数和公公式常数是是指文字、数数字、日期和和时间等数据据，还可以包包括逻辑值和和错误值，每每种数据都有有它特定的格格式和输入方方法，为了使使用户对输入入数据有一个个明确的认识识，有必要来来介绍一下在在Excell中输入各种种类型数据的的方法和技巧巧 一、输入文文本 Excell单元格中的的文本包括任任何中西文文文字或字母以以及数字、空空格和非数字字字符的组合合，每个单元元格中最多可可容纳320000个字符符数虽然在在Excell中输入文本本和在其它应应用程序中没没有什么本质质区别，但是是还是有一些些差异，比如如我们在Woord、PowerrPointt的表格中，当当在单元格中中输入文本后后，按回车键键表示一个段段落的结束，光光标会自动移移到本单元格格中下一段落落的开头，在在Excell的单元格中中输入文本时时，按一下回回车键却表示示结束当前单单元格的输入入，光标会自自动移到当前前单元格的下下一个单元格格，出现这种种情况时，如如果你是想在在单元格中分分行，则必须须在单元格中中输入硬回车车，即按住AAlt键的同同时按回车键键。
二、输入分分数 几乎在所有有的文档中，分分数格式通常常用一道斜杠杠来分界分子子与分母，其其格式为“分子/分母”，在Exceel中日期的的输入方法也也是用斜杠来来区分年月日日的，比如在在单元格中输输入“1/2”，按回车键键则显示“1月2日”，为了避免免将输入的分分数与日期混混淆，我们在在单元格中输输入分数时，要要在分数前输输入“0”（零）以示示区别，并且且在“0”和分子之间间要有一个空空格隔开，比比如我们在输输入1/2时，则则应该输入“0 1/22”如果在单单元格中输入入“8 1/22”，则在单元元格中显示“8 1/22”，而在编辑辑栏中显示“8.5”三、输入负数 在单元格中中输入负数时时，可在负数数前输入“-”作标识，也也可将数字置置在（）括号号内来标识，比比如在单元格格中输入“（88）”，按一下回回车键，则会会自动显示为为“-88” 四、输入小小数 在输入小数数时，用户可可以向平常一一样使用小数数点，还可以以利用逗号分分隔千位、百百万位等，当当输入带有逗逗号的数字时时，在编辑栏栏并不显示出出来，而只在在单元格中显显示当你需需要输入大量量带有固定小小数位的数字字或带有固定定位数的以“0”字符串结尾尾的数字时，可可以采用下面面的方法：选选择“工具”、“选项”命令，打开开“选项”对话框，单单击“编辑”标签，选中中“自动设置小小数点”复选框，并并在“位数”微调框中输输入或选择要要显示在小数数点右面的位位数，如果要要在输入比较较大的数字后后自动添零，可可指定一个负负数值作为要要添加的零的的个数，比如如要在单元格格中输入“88”后自动添加加3个零，变成成“88 0000”，就在“位数”微调框中输输入“-3”，相反，如如果要在输入入“88”后自动添加加3位小数，变变成“0.0888”，则要在“位数”微调框中输输入“3”。
另外，在在完成输入带带有小数位或或结尾零字符符串的数字后后，应清除对对“自动设置小小数点”符选框的选选定，以免影影响后边的输输入；如果只只是要暂时取取消在“自动设置小小数点”中设置的选选项，可以在在输入数据时时自带小数点点 五、输入货货币值 Excell几乎支持所所有的货币值值，如人民币币（￥）、英英镑（￡）等等欧元出台台以后，Exxcel20000完全支支持显示、输输入和打印欧欧元货币符号号用户可以以很方便地在在单元格中输输入各种货币币值，Exccel会自动动套用货币格格式，在单元元格中显示出出来，如果用用要输入人民民币符号，可可以按住Allt键，然后后再数字小键键盘上按“0165”即可 六、输入日日期 Excell是将日期和和时间视为数数字处理的，它它能够识别出出大部分用普普通表示方法法输入的日期期和时间格式式用户可以以用多种格式式来输入一个个日期，可以以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期期中的年、月月、日部分比比如要输入“2001年12月1日”，可以在单单元各种输入入“2001//12/1”或者“2001--12-1”如果要在在单元格中插插入当前日期期，可以按键键盘上的Cttrl+;组组合键。
七、输入时间 在Exceel中输入时时间时，用户户可以按244小时制输入入，也可以按按12小时制输输入，这两种种输入的表示示方法是不同同的，比如要要输入下午22时30分38秒，用24小时制输输入格式为：：2:30::38，而用用12小时制输输入时间格式式为：2:330:38 p，注意字字母“p”和时间之间间有一个空格格如果要在在单元格中插插入当前时间间，则按Cttrl+Shhift+;;键 了解Excell公式的错误误值 经常用Exxcel的朋朋友可能都会会遇到一些莫莫名奇妙的错错误值信息：：# N/AA！、#VALLUE！、#DIVV/O！等等等，出现这些些错误的原因因有很多种，如如果公式不能能计算正确结结果，Exccel将显示示一个错误值值，例如，在在需要数字的的公式中使用用文本、删除除了被公式引引用的单元格格，或者使用用了宽度不足足以显示结果果的单元格以以下是几种常常见的错误及及其解决方法法 1．######！ 原因：如果单元元格所含的数数字、日期或或时间比单元元格宽，或者者单元格的日日期时间公式式产生了一个个负值，就会会产生######！错误误 解决方法：如果果单元格所含含的数字、日日期或时间比比单元格宽，可可以通过拖动动列表之间的的宽度来修改改列宽。
如果果使用的是11900年的的日期系统，那那么Exceel中的日期期和时间必须须为正值，用用较早的日期期或者时间值值减去较晚的的日期或者时时间值就会导导致######！错误如如果公式正确确，也可以将将单元格的格格式改为非日日期和时间型型来显示该值值 2．#VALUUE! 当使用错误的参参数或运算对对象类型时，或或者当公式自自动更正功能能不能更正公公式时，将产产生错误值##VALUEE! 原因一：在需要要数字或逻辑辑值时输入了了文本，Exxcel不能能将文本转换换为正确的数数据类型 解决方法：确认认公式或函数数所需的运算算符或参数正正确，并且公公式引用的单单元格中包含含有效的数值值例如：如如果单元格AA1包含一个个数字，单元元格A2包含文本本"学籍"，则公式"==A1+A22"将返回错错误值#VAALUE!可可以用SUMM工作表函数数将这两个值值相加（SUUM函数忽略略文本）：==SUM（A1:A22） 原因二：将单元元格引用、公公式或函数作作为数组常量量输入 解决方法：确认认数组常量不不是单元格引引用、公式或或函数 原因三：赋予需需要单一数值值的运算符或或函数一个数数值区域 解决方法：将数数值区域改为为单一数值。
修修改数值区域域，使其包含含公式所在的的数据行或列列3．#DIV//O! 当公式被零除时时，将会产生生错误值#DDIV/O!! 原因一：在公式式中，除数使使用了指向空空单元格或包包含零值单元元格的单元格格引用（在EExcel中中如果运算对对象是空白单单元格，Exxcel将此此空值当作零零值） 解决方法：修改改单元格引用用，或者在用用作除数的单单元格中输入入不为零的值值 原因二：输入的的公式中包含含明显的除数数零，例如：：=5/0 解决方法：将零零改为非零值值 4．#NAMEE? 在公式中使用了了Excell不能识别的的文本时将产产生错误值##NAME?? 原因一：删除了了公式中使用用的名称，或或者使用了不不存在的名称称 解决方法：确认认使用的名称称确实存在选选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果果所需名称没没有被列出，请请使用"定义"命令添加相相应的名称 原因二：名称的的拼写错误 解决方法：修改改拼写错误的的名称 原因三：在公式式中使用标志志 解决方法：选择择菜单中"工具"|"选项"命令，打开开"选项"对话框，然然后单击"重新计算"标签，在"工作薄选项项"下，选中"接受公式标标志"复选框。
原因四：在公式式中输入文本本时没有使用用双引号 解决方法：Exxcel将其其解释为名称称，而不理会会用户准备将将其用作文本本的想法，将将公式中的文文本括在双引引号中例如如：下面的公公式将一段文文本"总计："和单元格B550中的数值值合并在一起起：="总计："&BB50 原因五：在区域域的引用中缺缺少冒号 解决方法：确认认公式中，使使用的所有区区域引用都使使用冒号例例如：SUMM（A2:B334） 5．#N/A 原因：当在函数数或公式中没没有可用数值值时，将产生生错误值#NN/A 解决方法：如果果工作表中某某些单元格暂暂时没有数值值，请在这些些单元格中输输入"#N//A"，公式式在引用这些些单元格时，将将不进行数值值计算，而是是返回#N//A6．#REF!! 当单元格引用无无效时将产生生错误值#RREF！ 原因：删除了由由其他公式引引用的单元格格，或将移动动单元格粘贴贴到由其他公公式引用的单单元格中 解决方法：更改改公式或者在在删除或粘贴贴单元格之后后，立即单击击"撤消"按钮，以恢恢复工作表中中的单元格 7．#NUM！！ 当公式或函数中中某个数字有有问题时将产产生错误值##NUM！。
原因一：在需要要数字参数的的函数中使用用了不能接受受的参数 解决方法：确认认函数中使用用的参数类型型正确无误 原因二：使用了了迭代计算的的工作表函数数，例如：IIRR或RATE，并并且函数不能能产生有效的的结果 解决方法：为工工作表函数使使用不同的初初始值 原因三：由公式式产生的数字字太大或太小小，Exceel不能表示示 解决方法：修改改公式，使其其结果在有效效数字范围之之间 8．#NULLL！ 当试图为两个并并不相交的区区域指定交叉叉点时将产生生错误值#NNULL！ 原因：使用了不不正确的区域域运算符或不不正确的单元元格引用 解决方法：如果果要引用两个个不相交的区区域，请使用用联合运算符符逗号（，）公公式要对两个个区域求和，请请确认在引用用这两个区域域时，使用逗逗号如：SUM（A1:A113，D12:DD23）如果没有有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格在Excel中中快速查看所所有工作表公公式 只需一次次简单的键盘盘点击，即可可可以显示出出工作表中的的所有公式，包包括Exceel用来存放放日期的序列列值。
要想在显示示单元格值或或单元格公式式之间来回切切换，只需按按下CTRLL+`（位于于TAB键上方方） EXCEL20000使用技技巧十招1、Excell文件的加密密与隐藏 如果你不愿愿意自己的EExcel文文件被别人查查看，那么你你可以给它设设置密码保护护，采用在保保存文件时用用加密的方法法就可以实现现保护目的，在在这里要特别别注意的是，自自己设定的密密码一定要记记住，否则自自己也将被视视为非法入侵侵者而遭拒绝绝进入给文文件加密的具具体方法为：： A、单击“文件”菜单栏中的的“保存或者（另另存为）”命令后，在在弹出的“保存或者（另另存为）”的对话框中中输入文件名名； Ｂ、再单击这个个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹弹出的“保存选项”的对话框中中输入自己的的密码； 这里要注意意，它提供了了两层保护，如如果你也设置置了修改权限限密码的话，那那么即使文件件被打开也还还需要输入修修改权限的密密码才能修改改 Ｃ、单击“确定定”按钮，在弹弹出的密码确确认窗口中重重新输入一遍遍密码，再点点击“确认”，最后点“保存” 完成文件的的加密工作当当重新打开文文件时就要求求输入密码，如如果密码不正正确，文件将将不能打开。
2、对单元格进进行读写保护护 单元格是EExcel执执行其强大的的计算功能最最基本的元素素，对单元格格的读写保护护是Exceel对数据进进行安全管理理的基础对对单元格的保保护分为写保保护和读保护护两类，所谓谓写保护就是是对单元格中中输入信息加加以限制，读读保护是对单单元格中已经经存有信息的的浏览和查看看加以限制 对单元格的写保保护有两种方方法： Ａ、对单元格的的输入信息进进行有效性检检测首先选选定要进行有有效性检测的的单元格或单单元格集合，然然后从数据菜菜单中选择“有效数据”选项，通过过设定有效条条件、显示信信息和错误警警告，控制输输入单元格的的信息要符合合给定的条件件 Ｂ、设定单元格格的锁定属性性，以保护存存入单元格的的内容不能被被改写可分分为以下步骤骤： （1）选定需要要锁定的单元元格或单元格格集合； （2）从格式菜菜单中选择“单元格”选项； （3）在设置单单元格格式的的弹出菜单中中选择“保护”标签，在弹弹出的窗口中中，选中“锁定”； （4）从工具菜菜单中选择“保护”选项，设置置保护密码，即即完成了对单单元格的锁定定设置 对单元格的的读保护有三三种方法： Ａ、通过对单单元格颜色的的设置进行读读保护。
例如如：将选定单单元格或单元元格集合的背背景颜色与字字体颜色同时时设为白色，这这样，从表面面看起来单元元格中好像是是没有输入任任何内容，用用户无法直接接读出单元格格中所存储的的信息 Ｂ、用其他画面面覆盖在需要要保护的单元元格之上，遮遮住单元格的的本来面目，以以达到读保护护目的例如如：使用绘图图工具，画一一不透明矩形形覆盖在单元元格之上，从从格式菜单中中选定矩形的的“锁定”选项，然后后保护工作表表，以保证矩矩形不能被随随意移动这这样，用户所所看到的只是是矩形，而看看不到单元格格中所存储的的内容 Ｃ、通过设置单单元格的行高高和列宽，隐隐藏选定的单单元格，然后后保护工作表表，使用户不不能直接访问问被隐藏的单单元格，从而而起到读保护护的作用3、快速填充相相同数据 如果你希望望在不同的单单元格中输入入大量相同的的数据信息，那那么你不必逐逐个单元格一一个一个地输输入，那样需需要花费好长长时间，而且且还比较容易易出错我们们可以通过下下面的操作方方法在多个相相邻或不相邻邻的单元格中中快速填充同同一个数据，具具体方法为：： Ａ、同时选选中需要填充充数据的单元元格若某些些单元格不相相邻，可在按按住Ctrll键的同时，点点击鼠标左键键，逐个选中中； Ｂ、输入要要填充的某个个数据。
按住住Ctrl键的的同时，按回回车键，则刚刚才选中的所所有单元格同同时填入该数数据 4、使用Exccel中的“宏”功能 宏的概念，相相信使用过WWORD的人人都会知道，她她可以记录命命令和过程,,然后将这些些命令和过程程赋值到一个个组合键或工工具栏的按钮钮上,当按下组合合键时,计算机就会会重复所记录录的操作在在实践工作中中，它可以代代替经常输入入大量重复而而又琐碎的数数据，具体宏宏的定义方法法如下：: Ａ、打开工工作表，在工工作表中选中中要进行操作作的单元格；； Ｂ、用鼠标单击击菜单栏中的的“工具”菜单项，并并从弹出的下下拉菜单中选选择“宏”子菜单项，并并从随后弹出出的下级菜单单中选择“录制新宏”命令； Ｃ、设定好好宏后，我们们就可以对指指定的单元格格，进行各种种操作，程序序将自动对所所进行的各方方面操作记录录复制 5、连续两次选选定单元格 我们有时需需要在某个单单元格内连续续输入多个数数值，以查看看引用此单元元格的其他单单元格的效果果但每次输输入一个值后后按回车键，活活动单元格均均默认下移一一个单元格，非非常不便解解决此问题的的一般做法是是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后后移动”选项的选定定来实现在同同一单元格内内输入许多数数值，但以后后你还得将此此选项选定，显显得比较麻烦烦。
其实，采采用连续两次次选定单元格格方法就显得得灵活、方便便： 单击鼠标选选定单元格，然然后按住Cttrl键再次次单击鼠标选选定此单元格格此时，单单元格周围将将出现实线框框 6、在工作表之之间使用超级级连接 首先须要在在被引用的其其他工作表中中相应的部分分插入书签，然然后在引用工工作表中插入入超级链接，注注意在插入超超级链接时，可可以先在“插入超级链链接”对话框的“链接到文件件或URL”设置栏中输输入目标工作作表的路径和和名称，再在在“文件中有名名称的位置”设置栏中输输入相应的书书签名，也可可以通过“浏览”方式选择完完成上述操作作之后，一旦旦使用鼠标左左键单击工作作表中带有下下划线的文本本的任意位置置，即可实现现中文Exccel20000在自动打打开目标工作作表并转到相相应的位置处处，这一点与与WORD的使使用很相似 7、快速清除单单元格的内容容 首先用鼠标标选定该单元元格,然后按住键键盘上的Deelete键键，此时你会会发现你只是是删除了单元元格内容,它的格式和和批注还保留留着那么如如何才能彻底底清除单元格格呢,请看下面的的两种操作步步骤： Ａ、选定想想要清除的单单元格或单元元格范围； Ｂ、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单； Ｃ、选择要清除除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个个。
8、快速修改单单元格次序 在实际操作作的过程中，我我们有时需要要快速修改单单元格内容的的次序在拖拖放选定的一一个或多个单单元格至新的的位置的同时时，按住Shhift键可可以快速修改改单元格内容容的次序具具体方法如下下： Ａ、首先用用鼠标选定单单元格，同时时按下键盘上上的Shifft键； Ｂ、接着移移动鼠标指针针到单元格边边缘，直至出出现拖放指针针箭头，然后后进行拖放操操作上下拖拖拉时鼠标在在单元格间边边界处会变成成一个水平“工”状标志，左左右拖拉时会会变成垂直“工”状标志，释释放鼠标按钮钮完成操作后后，单元格间间的次序即发发生了变化在Excell中利用公式式来设置加权权平均 加权平均在在财务核算和和统计工作中中经常用到，并并不是一项很很复杂的计算算，关键是要要理解加权平平均值其实就就是总量值（如如金额）除以以总数量得出出的单位平均均值，而不是是简单的将各各个单位值（如如单价）平均均后得到的那那个单位值在在Excell中可设置公公式解决（其其实就是一个个除法算式），分分母是各个量量值之和，分分子是相应的的各个数量之之和，它的结结果就是这些些量值的加权权平均值 10、用Exccel绘制函函数图像 函数图像像能直观地反反映函数的性性质，用手工工方法来绘制制函数图像效效果不太好，而而用Exceel绘制函数数图像非常简简便，所作图图像非常标准准、漂亮，具具体方法如下下： Ａ、首先打打开电子表格格的操作窗口口，然后用鼠鼠标选择菜单单栏中的“新建”命令，这时时屏幕上会出出现一个空白白的电子表格格； Ｂ、然后在A列列的A1格输入“X=”，表明这是是自变量，再再在A列的A2及以后的的格内逐次从从小到大输入入自变量的各各个值；实际际输入的时候候，通常应用用等差数列输输入法，先输输入前三个值值，定出自变变量中数与数数的距离，然然后点击A22格，按住鼠鼠标拖到A44格选中这三三项，使这三三项变成一个个黑色矩形，再再用鼠标指向向这黑色矩形形的右下角的的小方块，当当光标变成“＋”后，按住鼠鼠标拖动光标标到适当的位位置，就完成成自变量的输输入； Ｃ、接着在在B列的B1格输入函函数式y=ff（x）的一般函函数表达式，如如y=1/xx；也可在点点击工具栏上上的函数图标标“fx”后，在出现现的不同函数数列表的选项项中选择需要要的一种；输输入结束后，点点击函数输入入对话框旁的的勾号，B22格内马上得得出了计算的的结果。
这时时，再选中BB2格，让光光标指向B22矩形右下角角的方框，当当光标变成“＋”时按住光标标沿B列拖动到适适当的位置即即完成函数值值的计算注注意一定要把把该函数中自自变量x的位置输入入前面A列自变量的的绝对位置AA2格，这样样下面计算的的时候才会对对不同的自变变量进行计算算； Ｄ、最后点击工工具栏上的“图表向导”图标，在出出现的各种图图表格式图标标中选择“X，Y散点图”，然后在出出现的“X，Y散点图”类型中选择择“无数据点平平滑线散点图图”；这时，可可按住鼠标察察看即将绘好好的函数图像像另外，对对于自变量仅仅为正值的函函数，也可用用“图表向导”中的“折线图”格式绘制 在Excel中中自动推测出出生年月日及及性别的技巧巧 大家都知道道，身份证号号码已经包含含了每个人的的出生年月日日及性别等方方面的信息（对对于老式的115位身份证证而言，7--12位即个个人的出生年年月日，而最最后一位奇数数或偶数则分分别表示男性性或女性如如某人的身份份证号码为442040007001001001，它它的7-122位为7001101，这就就表示该人是是1970年元元月1日出生的，身身份证的最后后一位为奇数数1，这就表示示该人为男性性；对于新式式的18位身份证证而言，7--14位代表表个人的出身身年月日，而而倒数第二位位的奇数或偶偶数则分别表表示男性或女女性）。
根据据身份证号码码的这些排列列规律，结合合Excell的有关函数数，我们就能能实现利用身身份证号码自自动输入出生生年月日及性性别等信息的的目的，减轻轻日常输入的的工作量 Excell中提供了一一个名为MIID的函数，其其作用就是返返回文本串中中从指定位置置开始特定数数目的字符，该该数目由用户户指定（另有有一个名为MMIDB的函函数，其作用用与MID完全一一样，不过MMID仅适用用于单字节文文字，而MIIDB函数则则可用于汉字字等双字节字字符），利用用该功能我们们就能从身份份证号码中分分别取出个人人的出生年份份、月份及日日期，然后再再加以适当的的合并处理即即可得出个人人的出生年月月日信息 提示：MIID函数的格格式为MIDD(textt,starrt_numm,num__charss)或MIDB((text,,startt_num,,num_bbytes))，其中Texxt是包含要要提取字符的的文本串；SStart__num是文文本中要提取取的第一个字字符的位置（文文本中第一个个字符的sttart_nnum为1，第二个为为2……以此类推推）；至于NNum_chhars则是是指定希望MMID从文本本中返回字符符的个数。
假定某单位位人员管理希希望通过身份份证号码自动动得出员工的的出生年月日日及性别，现现以此为例，将将有关步骤向向广大用户作作一简要介绍绍： 1. 选中中整个B列，然后执执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开开“单元格格式式”窗口 2. 选择择“数字”选项卡 3. 在“分类”栏中选择“文本”选项，然后后单击“确定”按钮，关闭闭“单元格格式式”窗口，将所所有包含有身身份证号码的的单元格设置置为文本格式式 4.将光标标移至C3单元格中中，然后输入入“="19""&MID((B3,7,,2)&"年年"&MIDD(B3,99,2)&""月"&MIDD(B3,111,2)&&"日"”内容其中中MID(BB3,7,22)就是从身身份证号码的的第7位开始取2位数，得出出该员工的出出生年份，MMID(B33,9,2))就是得出该该员工的出生生月份，而MMID(B33,11,22)则是该员员工的出生日日期，这些信信息再加上年年、月、日等等文字就会组组成该员工的的准确出生年年月日“1970年1月1日” 5. 接下下来我们应将将光标移至DD3单元格中中，然后输入入“=IF(MMID(B33,15,11)/2=TTRUNC((MID(BB3,15,,1)/2)),"女","男")”。
这就表示示取身份证号号码的第155位数，若能能被2整除，这表表明该员工为为女性，否则则为男性 6. 最后后我们只需利利用自动填充充功能对其他他各个员工的的出生年月日日、性别进行行填充即可 上面都是以以15位身份证证为例进行介介绍的，188位身份证的的操作方法与与此类似，广广大用户若使使用的是188位身份证，只只需对有关函函数的取值位位置进行适当当调整即可（如如将“="19""&MID((B3,7,,2)&"年年"&MIDD(B3,99,2)&""月"&MIDD(B3,111,2)&&"日"”修改为“=MID((B3,7,,4)&"年年"&MIDD(B3,111,2)&&"月"&MIDD(B3,113,2)&&"日"”） 这样就实现现了由Exccel自动填填充员工出生生年月日、性性别的功能，从从而极大地减减轻了用户录录入数据时的的工作量，有有兴趣的读者者不妨一试 在EXCEL中中增加自动填填充序列 中文ＥＸＸＣＥＬ９７７作为一种功功能强大、技技术先进的电电子表格软件件，给我们的的办公带来了了极大方便 在ＥＸＣＥＥＬ中提供了了自动填充功功能，我们在在使用时，可可以通过拖动动“填充柄”来完成数据据的自动填充充。
例如要输输入甲、乙、丙丙、丁……，可以先先在指定单元元格输入甲，然然后将鼠标移移至单元格的的右下角的小小方块处，直直至出现“＋”字，按住鼠鼠标左键，向向下（右）拖拖动至目的单单元格，然后后松开即完成成了自动填充充可是有时时我们会发现现有一些数据据序列不能自自动填充，例例如车间一、车车间二、车间间三等，填充充方法有两种种： 第一种：单单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”→“自定义序列列”，这时就可可以在“输入序列”栏输入要定定义的序列需需要注意的是是每输入完成成一项就要回回车一次，表表示一项已经经输入完毕，全全部输入完成成以后单击“添加”→“确定”，这样我们们自定义的序序列就可以使使用了 第二种：首首先把你要添添加的序列输输入到一片相相临的单元格格内，例如要要定义一个序序列：车间一一、车间二、车车间三，把这这三项分别输输入到单元ＨＨ１：Ｈ３，单单击“工具”→“选项”→“自定义序列列”→“导入”，在“导入序列所所在的单元格格”所指的对话话框中输入ＨＨ１：Ｈ３，单单击“导入”→“添加”→“确定”，这样新序序列就产生了了 定义的序列列如果不再使使用，还可删删除，方法是是：单击“工具”→“选项”→“自定义序列列”，在“自定义序列列”框中，单击击要删除的序序列，再单击击“删除”→“确定”。
发掘Execll XP合并并拆分技巧本人在用Exccel XPP管理教职工工档案时，经经常遇到合并并或拆分单元元格数据的情情况，经过一一段时间的使使用后摸索出出了一套自己己的“合并与拆分分”理论，供同同行们参考 所谓合合并数据是指指将两列中的的数据合并到到一列中，拆拆分数据是指指将一列中的的数据拆分到到两列中，图图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分分及合并的效效果图 合并数数据 要将“毕业院校”和“专业”两列中数据据合并为“毕业院校及及专业”，有“真”、“假”两种合并方方法，所谓真真合并就是将将两列数据真真正合并到一一列中，而假假合并表面上上看是合并为为一列了，实实际数据还是是存在于两列列中，具体操操作跟我一起起来看看吧 1、真真合并 如果将将一列中的数数据通过再输输入合并到另另一列中，那那不是我们希希望看到的解解决办法，快快捷而准确的的操作方法是是： (1))将需要合并并的“毕业院校”和“专业”两列数据通通过“剪切”、“粘贴”移动到一个个新工作表中中，如命名为为“合并”工作表 (2))在“合并”工作表中将将XLS文件另另存为TXTT文件，单击击“文件→另存为”，保存类型型选择“文本文件(制表符分隔隔)”，单击[保存]按钮后根据据提示连续单单击两次[确定]按钮即可。
(3))在Execll中单击[打开]按钮，重新新打开TXTT文件，在“文本导入向向导→步骤之1”中采用默认认设置，单击击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中中，去掉“Tab键”前复选框的的选择，单击击[完成]按钮，这时时两列中数据据合并到一列列中 (4))将合并后的的数据再通过过“剪切”、“粘贴”操作移动到到原工作表的的原位置处，合合并操作完成成 提示：：合并后的数数据在原来两两列数据(如毕业院校校和专业)之间会有一一个空格，而而有时根据实实际需要去掉掉或加宽空格格，可采取如如下措施： 方法一一：对TXTT文件进行编编辑 XLSS文件中列与与列之间数据据转换为TXXT文件后是是以制表符分分隔的，此时时合并后的数数据在原来两两列数据之间间会有一个空空格，改变TTXT文件中中两列之间距距离(即改变空格格的大小)，对应的XLLS文件中原原两列数据之之间的距离也也会随之发生生改变，若TTXT文件中中两列数据之之间距离增大大或减小为零零，则合并的的XLS文件中中两列数据之之间距离也会会随之增大或或减小为零如如果你要将两两列数据无缝缝合并，建议议应用下面两两种方法。
方法二二：利用函数数ConcaateNamme ConncateNName函数数可以实现将将几个文本字字符串合并为为一个文本字字符串，语法法为：ConncateNName ((text11,textt2, ………)，text11, texxt2, ………为1到30个将要合合并成单个文文本项的文本本项，这些文文本项可以为为文本字符串串、数字或对对单个单元格格的引用，如如图2所示 图2 方法三三：利用“&”运算符 利用“&”运算符也可可将几个文本本字符串合并并为一个文本本字符串，“&”运算方式同同“+”、“-”等运算方式式一样，如图图2所示 2、假假合并 我们也也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在在对单元格设设置边框时，利利用工具栏中中的“外部框线”将两个单元元格框在一起起，这样两个个单元格中数数据就在一个个表格中了，打打印出来后保保证不留一点点“作假”痕迹此招招对付较少单单元格效果不不错，要应付付大量的单元元格，奉劝你你还是来点“真”的吧！否则则够你忙的了了 拆分数数据 合并方方法掌握了，拆拆分也不难，拆拆分的方法与与前面介绍的的合并方法相相似，先将XXLS文件另另存为TXTT文件，再对对TXT文件进进行编辑，将将需要拆分的的数据用“Tab”键或空格分分开，然后再再用Exceel重新打开开编辑后的TTXT文件，这这样原来在一一起的数据就就被拆分开了了。
处理含含有大量信息息的表格时，以以上合并与拆拆分的方法很很有效，有兴兴趣的朋友可可以试一试。
