文秘基础课件第十一章日常事务

第一节第一节 来客接待来客接待 第二节第二节 拨打电话拨打电话第三节第三节 信件处理信件处理第四节第四节 印信处理印信处理 第五节第五节 合理安排领导公务活动合理安排领导公务活动一、内宾接待工作一、内宾接待工作 内宾指国内来宾，即国内其他地方来内宾指国内来宾，即国内其他地方来本单位参观、学习、访问的人员内宾的本单位参观、学习、访问的人员内宾的接待工作应做到热情、周到；文明、礼貌；接待工作应做到热情、周到；文明、礼貌；互相尊重，互相学习；注重实际，注重效互相尊重，互相学习；注重实际，注重效果；不搞形式主义，不铺张浪费果；不搞形式主义，不铺张浪费二、外宾接待工作二、外宾接待工作 主要指上级外事部门交办的外宾接待工主要指上级外事部门交办的外宾接待工作外事接待工作要做到热情友好，互相尊作外事接待工作要做到热情友好，互相尊重，文明礼貌，不卑不亢要内外有别，坚重，文明礼貌，不卑不亢要内外有别，坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严，决维护国家的主权和利益，维护民族尊严，严格按照党和国家的政策办事，严守国家机严格按照党和国家的政策办事，严守国家机密与外宾往来，要加强组织纪律性，如实密与外宾往来，要加强组织纪律性，如实反映情况，严格执行请示报告制度，不许背反映情况，严格执行请示报告制度，不许背着组织和外国机构及人员私自交往。

着组织和外国机构及人员私自交往 秘书人员应协助本单位领导做好对秘书人员应协助本单位领导做好对上级领导干部的接待工作要严格执行上级领导干部的接待工作要严格执行中央关于简化各级领导外出活动接待工中央关于简化各级领导外出活动接待工作的有关规定迎送和陪同人员不能过作的有关规定迎送和陪同人员不能过多，招待标准不能过高，警卫工作不能多，招待标准不能过高，警卫工作不能影响群众的正常活动影响群众的正常活动三、领导接待工作三、领导接待工作 四、群众接待工作四、群众接待工作 1 1礼貌礼貌 秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相待，秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相待，而不问其职位高低或是否熟悉等情况而不问其职位高低或是否熟悉等情况 2 2负责负责 秘书在接待来客时要对本单位负责，对工作负秘书在接待来客时要对本单位负责，对工作负责，也要对来客负责责，也要对来客负责 3 3方便方便 秘书应尽可能地给来客提供方便秘书应尽可能地给来客提供方便 4 4时效时效 秘书接待来访要讲时效既要节省对方的时间，秘书接待来访要讲时效既要节省对方的时间，又要节省自己的时间，更要节省领导的时间又要节省自己的时间，更要节省领导的时间。

1 1机关工作中电话的独特优点机关工作中电话的独特优点（1 1）方便）方便 （2 2）迅速）迅速 2 2机关工作中的电话事务机关工作中的电话事务（1 1）承办领导交办的属于事务的电话）承办领导交办的属于事务的电话 （2 2）秘书部门的工作电话）秘书部门的工作电话 一、电话与机关工作一、电话与机关工作1 1态度和蔼态度和蔼2 2头脑敏捷头脑敏捷3 3语言简练语言简练4 4办事准确办事准确 二、打电话的基本原则二、打电话的基本原则 1 1应当熟悉通话知识，熟记有关部门的电话号码应当熟悉通话知识，熟记有关部门的电话号码 2 2通话时，不论发话或接听，必先问清对方所属部通话时，不论发话或接听，必先问清对方所属部门和姓名，然后再谈话门和姓名，然后再谈话 3 3发话应当事先明确发话意图（办什么事），收话发话应当事先明确发话意图（办什么事），收话应当听清来话意图应当听清来话意图 4 4发话应当准确，不得含糊其辞、模棱两可发话应当准确，不得含糊其辞、模棱两可 5 5一方提出问题，另一方回答时不得越权一方提出问题，另一方回答时不得越权 6 6重要通话除做电话记录外，还要做记事登记，以重要通话除做电话记录外，还要做记事登记，以便汇报、查考。

便汇报、查考 7 7通话时要遵守保密规则，不得泄密通话时要遵守保密规则，不得泄密三、打电话注意事项三、打电话注意事项1 1分分 拣拣2 2拆拆 封封3 3分分 送送4 4阅阅 看看5 5登登 记记6 6复复 信信7 7查查 对对8 8寄寄 发发 1 1印章的内涵印章的内涵 印章是印和章的合称，我国古代叫印印章是印和章的合称，我国古代叫印信，现代印章是指刻在固定质料上的代表信，现代印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章机关、组织、单位和个人权力的图章一、印章及其管理一、印章及其管理 2 2印章的样式与种类印章的样式与种类 印章的样式由印章的形状、印文、印文的排列、印章印章的样式由印章的形状、印文、印文的排列、印章的图案、印章的尺寸和印章的质料构成我国党政机关、的图案、印章的尺寸和印章的质料构成我国党政机关、企事业单位通行的印章为圆形，其尺寸、图案有具体要求，企事业单位通行的印章为圆形，其尺寸、图案有具体要求，不得随意改变或设计不得随意改变或设计 印章的种类很多，按质料分，有钢印、铜印、木印、印章的种类很多，按质料分，有钢印、铜印、木印、塑料印、胶皮印、万次印（又分原子印和渗透印）等；按塑料印、胶皮印、万次印（又分原子印和渗透印）等；按性质分，有单位印章、领导签名章、业务专用章等。

性质分，有单位印章、领导签名章、业务专用章等一、印章及其管理一、印章及其管理一、印章及其管理一、印章及其管理 3 3印章的作用印章的作用（1 1）标志作用）标志作用 （2 2）权威作用）权威作用 （3 3）法律作用）法律作用 （4 4）凭证作用）凭证作用 一、印章及其管理一、印章及其管理 4 4印章的制发印章的制发 印章的刻制，必须严格按照国家规印章的刻制，必须严格按照国家规定办理，不论刻制哪一级单位的印章，定办理，不论刻制哪一级单位的印章，都要有上级单位批准的正式公文，到公都要有上级单位批准的正式公文，到公安部门登记，由公安部门指定刻字单位安部门登记，由公安部门指定刻字单位刻制，不得私自刻制公章刻制，不得私自刻制公章 一、印章及其管理一、印章及其管理 5 5印章的保管与使用印章的保管与使用 印章的保管通常由秘书担任，保管者就是印章的保管通常由秘书担任，保管者就是使用者印章存放的地方要装配牢固的锁印章存放的地方要装配牢固的锁 印章的使用要有完善的制度作保证，管印印章的使用要有完善的制度作保证，管印章者要认真审阅需要盖章的材料，看是否符合章者要认真审阅需要盖章的材料，看是否符合规定；盖印要领是：握法标准，印泥适度，用规定；盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

力均匀，落印平稳二、来信及其管理二、来信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用信，具有介绍和证明双重作用 介绍信的管理者就是印章的管理者，因介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一起的开具介绍为介绍信、印章是常放在一起的开具介绍信有一定的审批手续要填写清楚，且与存信有一定的审批手续要填写清楚，且与存根一致，加盖骑缝章，并有时限要求根一致，加盖骑缝章，并有时限要求1 1按照分工安排按照分工安排2 2需要为准，能少则少需要为准，能少则少3 3安排活动，因人而异安排活动，因人而异4 4自愿为主，商谈为辅，决不强请自愿为主，商谈为辅，决不强请一、安排领导公务活动的一般原则一、安排领导公务活动的一般原则1 1制定详细的活动计划制定详细的活动计划2 2搞好协调搞好协调3 3查看现场查看现场二、办公室安排领导公务活动的具体方法二、办公室安排领导公务活动的具体方法。