第2章Access2003操作基础

Access数据库基础与应用第2章 Access 2003操作基础本章要点：Access的发展和主要特点Access 2003的数据库对象及其作用Access 2003操作环境的使用Access 2003数据库的创建与基本操作 第2章 Access 2003操作基础2.1.1 Access的发展1992年11月Microsoft公司发行了Microsoft Access 1.0自1995年起，Access成为Microsoft Office 95办公系列软件的一部分1997年，Access 97发布21世纪初，Microsoft公司发布Access 20002003年，Microsoft公司正式发布了Access 20032007年1月，Microsoft公司推出了Microsoft Office 2007套件，Access 2007是其中的重要成员2010年6月，Microsoft Office 2010正式在中国发布，这是Microsoft公司推出的新一代办公软件，其中Microsoft Access 2010是重要的组件2.1 Access 2003概述第2章 Access 2003操作基础2.1.2 Access 2003的特点Access 2003具有以下特点：（1）存储方式简单。

2）广泛地支持各种数据类型3）方便快捷的图形化工具和向导4）提供了大量的内置函数与宏5）增强的网络功能当然，Access作为一种小型桌面数据库管理系统，也有它的局限性Access只适合数据量较少的应用，且并发能力受到限制Access数据库大小也有一定的极限，如果数据达到100M左右时其性能会急剧下降第2章 Access 2003操作基础2.1.3 Access 2003数据库的组成Access 2003将数据库定义为一个扩展名为.mdb的文件，并包括7种不同的对象，它们是表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块1表表（Table）又称数据表，它是数据库的核心与基础，用于存放数据库中的全部数据2查询查询（Query）是按照一定的条件从一个或多个表中筛选出所需要的数据而形成的一个动态数据集，并在一个虚拟的数据表窗口中显示出来3窗体窗体（Form）可以提供一种良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接地调用宏或模块，并执行查询、打印、预览、计算等功能，还可以对数据库进行编辑修改第2章 Access 2003操作基础4报表利用报表（Report）可以将数据库中需要的数据提取出来进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式打印输出。

5数据访问页数据访问页是一种特殊的Web页，它是Access 2003中唯一一个独立于Access数据库文件之外的对象用户可以通过数据访问页对数据库中的数据进行查看、修改6宏宏（Macro）是一系列操作命令的集合，其中每个操作命令都能实现特定的功能利用宏可以使大量的重复性操作自动完成，从而使管理和维护Access数据库更加简单7模块模块（Module）是用VBA语言编写的程序段，使用模块对象可以完成宏等不能完成的复杂的任务第2章 Access 2003操作基础2.2.1 Access 2003的启动与退出1Access 2003的启动启动Access 2003常用的方法有3种：（1）使用“开始”菜单启动Access 2003（2）使用快捷方式启动Access 2003（3）使用已有的文档启动Access 2003启动Access 2003之后，屏幕显示Access 2003的主窗口，如图2-1所示2.2 Access 2003的操作环境第2章 Access 2003操作基础图2-1 Access 2003 主窗口第2章 Access 2003操作基础2Access 2003的退出退出Access 2003的方法有：（1）单击Access菜单栏中的“文件”“退出”菜单命令。

2）单击Access主窗口右上角的“关闭”按钮3）双击Access主窗口左上角的控制菜单图标4）单击Access主窗口左上角的控制菜单图标，从打开的菜单中选择“关闭”命令或按Alt+F4组合键第2章 Access 2003操作基础2.2.2 Access 2003主窗口的组成Access 2003主窗口和其他Windows应用程序窗口类似，由标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、工作区和状态栏等部分组成1标题栏Access 2003主窗口的最上面一排是标题栏2菜单栏菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”和“帮助”7个菜单项，单击任意一个菜单项，都会弹出一组相关的操作命令，可以根据需要选择相应的命令完成操作第2章 Access 2003操作基础3工具栏的类型工具栏以图标的形式提供了执行Access 2003中常用命令的快捷操作方式单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能1）工具栏简介Access 2003的工具栏很多，提供的工具栏会随着所打开的对象而发生变化在工具栏上，有些按钮的右边有一个向下的箭头符号，表示这个按钮下面有一组按钮可供选择2）显示/隐藏工具栏若要显示/隐藏Access 2003的其他工具栏，有许多不同的方法。

单击“视图”“工具栏“”菜单命令，其中“”是“工具栏”子菜单中列出的工具栏的名称单击“工具”“自定义”菜单命令，将打开“自定义”对话框，选择其中的“工具栏”选项卡，从中选取所需要的工具选项，然后单击“关闭”按钮，就可以在屏幕上看到相应的工具栏将鼠标移到工具栏上任何位置并单击右键，调出其快捷菜单，在快捷菜单中选择所需的工具栏选项，就可以显示这个工具栏如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏，可以单击其中的“自定义”选项，则可打开“自定义”对话框，从中选择所需要的工具栏第2章 Access 2003操作基础4任务窗格Access 2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格，根据当前执行任务的不同，任务窗格会自动随之变化1）任务窗格的切换方法单击“视图”“任务窗格”菜单命令，或单击“视图”“工具栏”“任务窗格”菜单命令均可显示任务窗格在Access 2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格在任务窗格的最上方是“其他任务窗格”按钮，这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格，单击该按钮可以调出其下拉菜单，从中选择所需要的命令，就可以切换到其他任务窗格中2）“新建文件”任务窗格如果单击任务窗格中的“新建文件”选项，显示如图2-2所示的“新建文件”任务窗格。

如果单击“空数据库”选项，并指定空数据库文件的名称和存储路径，则可建立一个新的空的数据库文件第2章 Access 2003操作基础图2-2 “新建文件”任务窗格第2章 Access 2003操作基础5工作区工作区是Access 2003用来打开和编辑数据库的区域Access 2003一次只能在工作区中打开一个数据库文件，工作区中打开的数据库文件的窗口叫做数据库窗口数据库窗口是Access的命令中心，在这里可以创建和使用Access数据库中的对象6状态栏主窗口的最下一排是状态栏，它显示当前数据库的工作状态等信息第2章 Access 2003操作基础2.2.3 Access 2003的其他工作窗口1数据库窗口如果打开一个已经存在的数据库文件，则显现出如图2-3所示的数据库窗口在数据库窗口的左侧列出了Access的7种对象，选择不同的对象即可在数据库窗口的右侧列出该对象所包含的具体内容在图2-3中，可以看到在“表”对象中包含了使用设计器创建表、使用向导创建表及通过输入数据创建表3个基本操作和“课程”表、“选课”表、“学生“表及”专业“表4个已经建立好的表第2章 Access 2003操作基础图2-3 Access 2003数据库窗口第2章 Access 2003操作基础Access的数据库窗口由标题栏、工具栏、对象选项卡和对象列表栏4部分组成，在该窗口可以建立、修改并使用不同的数据库对象。

1）数据库窗口的工具栏数据库窗口工具栏是随着所选择的对象不同而发生变化的，使用其中的命令按钮可以打开、设计、新建或删除数据库对象2）对象选项卡对象选项卡位于数据库窗口左侧，它包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”对象”下分类列出Access数据库中的所有对象，而将同一类对象放到一个组中，可以更方便地管理数据库中的各种对象3）对象列表栏对象列表栏位于数据库窗口右侧，单击一个对象，对象列表栏中就会列出本数据库已经创建的对象和创建对象的方法第2章 Access 2003操作基础2表设计视图窗口通过表设计视图窗口可以对表结构进行定义、编辑及修改，如图2-4所示该窗口分为上下两部分上半部分是字段输入区，从左至右分别为“字段选定器”、“字段名称”列、“数据类型”列和“说明”列下半部分左侧有“常规”和“查阅”两个选项卡常规”选项卡对每个字段的属性进行了详细的描述，属性内容根据字段的数据类型发生变化查阅”选项卡定义了某些字段的显示属性，如文本和数字类型的字段第2章 Access 2003操作基础图2-4 表设计视图窗口第2章 Access 2003操作基础3数据表视图窗口数据表视图窗口按行和列来显示表中数据，如图2-5所示，在这里可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作，窗口底端的几个按钮及中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。

图2-5 数据表视图窗口第2章 Access 2003操作基础4表设计视图和数据表视图的切换在操作过程中，要根据需要实现两种视图方式的切换，其方法是：（1）在数据库窗口，选中一个表，单击数据库窗口工具栏中的“打开”命令按钮或双击该表名，则进入数据表视图；单击数据库窗口工具栏中的“设计”命令按钮，则进入表设计视图2）在表设计视图窗口或数据表视图窗口中，单击Access主窗口工具栏的“视图”命令按钮，或选择Access“视图”主菜单中的相应命令，可实现两者相互切换3）单击数据库窗口工具栏中的“新建”命令按钮，打开“新建表”对话框，在其中选择相应选项进入表的不同视图第2章 Access 2003操作基础2.3.1创建Access数据库的方法Access提供了两种创建数据库的方法：一种是先创建一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；另一种是使用“数据库向导”来创建数据库，即利用系统提供的模板来创建数据库，用户只需要做一些简单的选择操作，就可以为数据库创建相应的表、窗体、查询和报表等对象，从而建立一个完整的数据库2.3 Access数据库的创建第2章 Access 2003操作基础1创建空数据库在Access 2003中创建一个空数据库，只是建立一个数据库文件，但该文件中不含任何数据库对象，以后可以根据需要在其中创建其他数据库对象。

例2-1 建立“教学管理”数据库，并将建好的数据库文件保存在“E:Access2003”文件夹中操作步骤如下：（1）在Access 2003主窗口单击“文件”“新建”命令，或单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或单击“任务窗格”中的“新建文件”选项，打开“新建文件”任务窗格2）单击“空数据库”选项，打开“文件新建数据库”对话框3）在该对话框的“保存位置”栏中找到“E:Access2003”文件夹并打开，在“文件名”文本框中输入“教学管理”，单击“创建”按钮第2章 Access 2003操作基础2使用“数据库向导”创建数据库Access提供了许多数据库模板，如“订单”、“分类总帐”、“服务请求管理”、“工时与帐单”等如果某个模板非常符合对新数据库的设计要求，就可使用这种方法快速创建一个数据库例2-2 利用“数据库向导”创建“教学管理”数据库对照模板可以发现其中“联系人管理”模板与该数据库的结构非常相近，因此，选择“联系人管理”模板作为基础创建“教学管理”数据库第2章 Access 2003操作基础2.3.2 Access数据库的打开与关闭1打开数据库打开数据库的常用方法有两种：（1）在“开始工作”任务窗格的“打开”栏中的文件列表中单击数据库文件名，或者单击“其他”选项，弹出“打开”对话框。

2）选择“文件”“打开”命令，或单击工具栏中的“打开”按钮，弹出“打开”对话框在“打开”对话框的“查找范围”下拉式列表框中选择包含所需数据库的文件夹，在文件夹列表中浏览到包含数据库的文件夹并选中需要打开的数据库文件，然后单击“打开”按钮这时，Access会打开相应的数据库，并将该数据库窗口显示在屏幕上第2章 Access 2003操作基础单击“打开”对话框中“打开”按钮右边的箭头，将显示4种打开数据库文件的方式，如图2-10所示图2-10 打开数据库文件的方式第2章 Access 2003操作基础各种打开数据库文件方式的含义是：（1）共享方式打开数据库若要打开数据库以在多用户环境中进行共享访问，以便其他用户可以同时读写数据库，则单击“打开”按钮2）只读方式打开数据库若要打开数据库以进行只读访问，以便可查看数据库但不可编辑数据库，则单击“以只读方式打开”选项3）独占方式打开数据库若要以独占访问方式打开数据库，则选择“以独占方式打开”选项当以独占访问方式打开数据库时，其他用户就不能再打开该数据库，试图打开该数据库的任何其他用户将收到“文件已在使用中”的消息4）独占只读方式打开数据库若要打开数据库以进行只读访问，则选择“以独占只读方式打开”选项。

其他用户仍能打开该数据库，但是被限制为只读模式第2章 Access 2003操作基础2关闭数据库当完成数据库的操作后，需要将其关闭，常用的方法有如下4种：（1）单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮2）双击数据库窗口左上角的控制菜单图标3）单击数锯库窗口左上角的控制菜单图标，从打开的菜单中选择“关闭”命令4）在Access 2003主窗口依次执行“文件”“关闭”菜单命令第2章 Access 2003操作基础2.4.1 数据库格式的转换Access提供了格式转换的方法，只要打开该数据库，选择“工具”“数据库实用工具”“转换数据库”菜单命令，再选择需要的文件格式，就可以实现高版本向低版本的格式转换，转换后的数据库文件就可以在低版本的Access中运行了2.4 Access数据库的管理第2章 Access 2003操作基础2.4.2 数据库的压缩与修复如果要在数据库关闭时自动执行压缩和修复操作，可以选择“关闭时压缩”数据库选项操作方法如下：（1）打开数据库文件2）依次执行“工具”“选项”菜单命令，打开“选项”对话框在对话框的“常规”选项卡中，选中“关闭时压缩”复选框，然后单击“确定”按钮3）关闭数据库文件，系统会自动压缩数据库，以减少数据库的存储空间，提高运行效率。

第2章 Access 2003操作基础除了使用“关闭时压缩”数据库选项外，还可以使用“压缩和修复数据库”工具无论数据库是否已打开，都可以运行该命令未打开数据库时，压缩和修复数据库的操作步骤如下：（1）在Access主窗口，依次选择“工具”“数据库实用工具”“压缩和修复数据库”菜单命令，打开“压缩数据库来源”对话框2）选择要压缩的数据库，然后单击“压缩”按钮，弹出的“将数据库压缩为”对话框3）选择压缩数据库的保存位置并为数据库命名，单击“保存”按钮第2章 Access 2003操作基础2.4.3 数据库的安全保护1设置数据库密码设置数据库密码的操作步骤如下：（1）以独占方式打开需要加密的数据库文件2）在Access主窗口依次执行“工具”“安全”“设置数据库密码”菜单命令，打开“设置数据库密码”对话框3）在“密码”文本框中输入数据库密码，在“验证”文本框中输入确认密码后单击“确定”按钮第2章 Access 2003操作基础2解密数据库当不需要密码时，可以对数据库进行解密操作步骤如下：（1）以独占方式打开需要解密的数据库2）在Access主窗口依次执行“工具”“安全”“撤消数据库密码”菜单命令，打开“撤消数据库密码”对话框。

3）输入设置的密码，然后单击“确定”按钮如果输入的密码不正确，撤消将无效注意，设置和删除数据库密码时必须以独占方式打开，否则将出现错误提示对话框。