某公司行政事务管理手册(DOC 45)
GMS管理体系文件之三 *行政事务管理手册 GMS管管理体系系文件之之三**********有限限公司行政事务务管理手手册（初 稿稿）受控状态态：受 控 号：持 有 人：文件编号号： *****发布日期期： **** 年 月 日实施日期期： ****年 月 日 编制人人：**** 审审核人：：****** 批准人人：****签名处：：目录1手册说说明2行政管管理2.1 考勤管管理制度度 2.2 办公用用品管理理制度 2.3 印信管管理制度度 2.4 会议管管理制度度 2.5 工作环环境管理理制度 2.6 档案管管理制度度 2.7 工作服服管理规规定 2.8 胸卡管管理制度度 3 信信息管理理3.1 信息管管理办法法 4 法法律事务务4.1 法律事事务管理理办法 5 危危机管理理5.1 危机管管理办法法 手 册 说 明明1、手冊冊內容本手册是是公司为为导入GGMS管管理模式式，实施施全面管管理体系系所编制制而成，包包括：—— 公公司行政政事务管管理体系系的范围围；—— 公公司关于于行政事事务管理理体系要要求的所所有制度度、规程程文件。
2、适用用范围本手册适适用于公公司、各各部门的的行政事事务管理理3、手册册管理本手册为为公司受受控文件件，由董董事长批批准颁布布执行手册管管理的所所有相关关事宜由由综合办办公室统统一负责责，未经经总经理理批准，任任何人不不得将手手册提供供给公司司以外人人员手手册持有有者调离离工作岗岗位时，应应将手册册交还综综合办公公室，办办理核收收登记手册持有有者：（1） 董事长长；（2） 总经理理；（3） 副总经经理；（4） 综合办办公室；；（5） 各职能能部门经经理本手册除除持有人人外，相相关文件件、规定定应发放放至有关关执行人人员，综综合办公公室做好好复印和和发放登登记手册持有有者应妥妥善保管管手册，不不得损坏坏、丢失失、随意意涂抹，严严禁私自自复印或或转借给给其他公公司或人人员在手册使使用期间间，如有有修改建建议，各各部门负负责人应应汇总意意见，及及时反馈馈到综合合办公室室综合合办公室室每季度度的最后后一个月月的****假日日提前）对对手册的的适应性性、有效效性进行行评审，必必要时对对手册予予以修改改，执行行《GMMS体系系文件管管理程序序》的有有关规定定考勤管理理制度为严肃劳劳动纪律律、加强强日常管管理，严严格考勤勤制度，保保障公司司各项工工作有序序开展，特特制定本本规定。
1 适适用范围围本规定适适用于在在公司总总部办公公各部门门其他他各项目目*************自定定的地考考勤管理理规定须须由公司司综合办办公室审审核签发发2 要要求2.1 员工工必须按按时上、、下班，不不得迟到到或早退退2.2 不同同季节员员工作息息时间以以公司综综合办公公室的通通知为准准2.3 坚持持员工打打卡和考考勤员当当日考勤勤相结合合的考勤勤制度2.4 公司司考勤工工作由综综合办公公室负责责，考勤勤机置于于前台，综综合办公公室负责责监督打打卡2.5 严格格考勤管管理各各部门必必须明确确一名考考勤员，具具体负责责本部门门日常考考勤工作作考勤勤表于次次月二日日前交公公司综合合办公室室，由公公司综合合办公室室核实确确认3 考考勤员职职责3.1 工作作负责，实实事求是是，客观观真实地地反映员员工的出出勤情况况3.2 坚持持当日考考勤制度度3.3 坚持持考勤表表上墙制制度，并并将考勤勤表置于于办公场场所醒目目位置，接接受检查查与监督督4 打打卡4.1 所有有员工上上下班均均需亲自自打卡，任任何人不不得代理理他人或或由他人人代理打打卡对对代打卡卡或伪造造出勤记记录者，一一经查实实，每次次罚款220元。
忘记打打卡者，每每次罚款款10元元4.2 所有有人员须须先到公公司打卡卡报到后后，方能能外出办办理各项项业务特殊情情况需经经直接上上级批准准不办办理批准准手续者者，按迟迟到或旷旷工处理理4.3 员工工外出办办理业务务前须向向本部门门负责人人（或其其授权人人）申明明外出原原因及返返回公司司时间，否否则按外外出办私私事处理理5 对对迟到、、早退、、旷工的的处罚5.1 上班班时间开开始后55分钟至至30分分钟内上上班者，按按迟到论论处，超超过300分钟以以上者，按按旷工半半日论处处提前前30分分钟以内内下班者者按早退退论处，超超过300分钟者者按旷工工半天论论处5.2 迟到到、早退退一次者者，罚款款50元元；迟到到、早退退两次者者罚款1150元元，当月月迟到、、早退连连续检查查达三次次以上（含含三次）者者罚款3300元元5.3 旷工工一日（含含一日）以以内者扣扣罚当月月考评工工资的一一半；旷旷工一日日以上三三日以内内（不含含三日）者者扣罚当当月考评评工资；；当月旷旷工累计计三日（含含三日）以以上者作作待岗处处理6 考考勤管理理6.1 严格格请销假假制度，做做到事先先请假，事事后销假假。
6.2 员工工请假须须采取书书面形式式申请，经经批准后后方可休休假，未未经批准准或假期期已满但但未办续续假批准准手续而而擅自不不到岗者者按旷工工处理6.3 严格格审批程程序请请假一日日（含一一日）以以内的，由由本部门门负责人人批准，并并以书面面形式报报综合办办公室备备案6.4 中层层以上管管理人员员请销假假、外出出本市必必须经总总经理批批准6.5 假日日的工资资待遇执执行公司司《薪酬酬管理制制度》的的有关规规定6.6 因工工作需要要加班，经经本人提提出要求求调休的的，准予予调休7 监监督检查查7.1 公司司设“劳动纪纪律督导导员”、“监察员员”各一名名督导导员职责责由综合合办公室室主任履履行（兼兼），监监察员职职责由综综合办公公室行政政主管履履行7.2 劳动动纪律督督导员、、监察员员在公司司总经理理领导下下履行职职责，对对各部门门考勤情情况进行行定期或或不定期期抽查，对对抽查情情况进行行记录作作为月末末考勤和和出勤奖奖罚的依依据之一一7.3 公司司对违纪纪人员及及处理结结果每月月公布一一次办公用品品管理制制度1 目目的为规范办办公用品品的管理理，降低低管理费费用成本本，特制制订本制制度。
2 范范围本制度所所称办公公用品分分为消耗耗品、管管理消耗耗品、管管理用品品和办公公设备四四类—— 消消耗品：：铅笔、、刀片、、胶水、、胶带、、糨糊、、大头针针、图钉钉、曲别别针、橡橡皮筋、、笔记本本、复写写纸、卷卷宗、标标签、便便条纸、、信纸、、橡皮擦擦、夹子子、印油油、圆珠珠笔、书书钉等；；—— 管管理消耗耗品：签签字笔、、水彩笔笔、笔式式擦、荧荧光笔、、涂改液液、电池池等；—— 管管理用品品：剪刀刀、美工工刀、订订书机、、打孔机机、大型型机、大大型削笔笔器、算算盘、钢钢笔、打打码机、、姓名章章、日期期戳、计计算器、、印泥、、打印台台等；—— 办办公设备备：计算算机及外外部设备备、打印印机、复复印机、、扫描仪仪、照相相机、摄摄像机、、投影仪仪等公司办公公设备的的管理同同时执行行公司固固定资产产管理相相关规定定3 办办公用品品的采购购管理3.1 每月月28日日，公司司各职能能部门的的负责人人将填写写好的《办办公用品品需求计计划表》签签字后，送送达行政政主管3.2 行政政主管汇汇总各职职能部门门的《办办公用品品需求计计划表》后后，于每每月299日填写写《办公公用品采采购申请请单》，交交综合办办公室主主任审核核后，报报总经理理审批。
《办公公用品需需求计划划表》应应有“年度总总预算”、“上月累累计”、“本月金金额”、“本月累累计及占占总预算算的比例例”等栏目目3.3 总经经理审批批后，由由行政主主管负责责采购3.4 采购购环节3.4..1 行政主主管必须须建立办办公用品品《合格格供方名名册》，《合合格供方方名册》须须经综合合办公室室主任审审核，总总经理批批准采采购时，必必须在办办公用品品《合格格供方名名册》中中选择3.4..2 部分新新、特、、进口办办公用品品，办公公用品合合格供方方不能提提供，必必须在其其他供应应商处购购买时，应应将该家家补充进进办公用用品《合合格供方方名册》3.4..3 办公用用品《合合格供方方名册》至至少包括括大型商商场和个个体文具具专业批批发商3.4..4 采购前前，必须须填写《办办公用品品采购申申请单》，经经总经理理审批后后方可采采购采采购时，应应在电话话上要求求送货，在在综合办办公室验验收除除特殊情情况，一一般不允允许用车车外出采采购3.4..5 必需品品、不易易采购或或耗用量量大者应应酌量库库存，特特殊办公公用品综综合办公公室无法法采购的的情况，可可以经综综合办公公室同意意授权各各部门自自行采购购。
4 发发放、领领用与保保管4.1 办公公用品分分为个人人领用与与部门领领用两种种个人领领用”系个人人使用保保管用品品，如圆圆珠笔、、橡皮；“部门领领用”系本部部门共同同使用用用品如办办公设备备和打孔孔机、大大型订书书机、装装订机等等4.2 消耗耗品可依依据历史史记录（如如以过去去半年耗耗用平均均数）、、经验法法则（估估计消耗耗时间）设设定4.3 综合合办公室室制定领领用管理理基准（如如圆珠笔笔每月发发放一支支），并并可随部部门或人人员的工工作调整整发放数数量和发发放时间间管理理消耗品品文具应应限定人人员使用用，自第第三次发发放起，必必须以旧旧品替换换新品，消消耗品不不在此限限4.4 管理理性办公公用品和和办公设设备列入入移交管管理，如如有故障障或损坏坏，应以以旧换新新，如遗遗失应由由个人或或部门赔赔偿或自自购4.5 办公公用品每每月一日日发放但管理理性办公公用品的的请领不不受上述述时间限限制4.6 综合合办公室室设立《办办公用品品领用记记录卡》一一张，由由行政主主管统一一保管，于于办公用用品领用用时分别别登记，并并控制办办公用品品领用状状况《办办公用品品领用记记录卡》为为审核检检查项之之一。
4.7 办公公用品严严禁带回回家私用用4.8 印刷刷品（如如信纸、、信封、、表格………）除除各部门门特殊表表单外，其其印刷、、保管均均由综合合办公室室统一印印刷、保保管5 打打字、复复印耗材材的使用用5.1 公司司各部门门要节约约使用复复印纸行政主主管要做做好领用用登记，每每年年底底公布一一次5.2 复印印时，要要严格按按照规程程操作，并并自觉登登记复复印的作作废纸张张，由打打字员留留存，当当作反面面纸使用用5.3 严禁禁复印与与工作无无关的资资料，严严禁私用用复印纸纸，一经经发现，公公司按00.5元元/页计计费：行行政主管管报财务务审计部部经理，在在当月工工资中扣扣除5.4 除了了对外报报送的文文件资料料，公司司内部的的纸张必必须正反反面使用用6 登登记管理理6.1 行政政主管月月末、年年末要盘盘点清查查库存，在在满足日日常工作作的前提提下，尽尽量减少少库存量量，使库库存量结结构合理理化年年末综合合办公室室组织盘盘点办公公用品在在各部门门的使用用情况，并并依据经经综合办办公室主主任审批批后的《办办公用品品报损单单》，及及时调整整《重要要办公用用品登记记卡》，做做到反映映实际库库存状况况及帐实实相符。
6.2 每年年1月55日前，行行政主管管汇总全全年的办办公用品品实际耗耗用量和和金额，分分析与计计划预算算的偏差差情况，编编制《年年度办公公用品管管理总结结报告》，报报综合办办公室主主任留存存，并作作为编制制下一预预算年度度的依据据7 相相关记录录表1：《办办公用品品需求计计划表》表2：《办办公用品品采购申申请单》表3：《合合格供方方名册》表4：《重重要办公公用品登登记卡》表5：《年年度办公公用品管管理总结结报告》办公用品品管理流流程图需求计划汇 总采 购验 收 保 管审核批准领 用表1表2是否批准表4表3NoYes………各部门………综合办公室……行政主管………总经理………综合办公室………各部门办公用品品需求计计划表部门： 年月份个人用品品类业务使用用类办公用品品名称单位单价数量办公用品品名称单位单价数量小 计小 计年度总预预算上月累计计本月金额额本月累计计占总预预算的比比例申请人部门经理理办公用品品采购申申请单 年 月月 日序号物 品 名 称称用 途数 量单 价金 额备 注合计金额额综合办公公室主任任意见 年 月 日日总经理意见 年 月 日日重要办公公用品登登记卡管理部门门：综合合办公室室 使用用部门：：名 称称： 编号：：规 范范： 厂名或或牌名：：构 造造： 附属设设备：存放地点点： 耐用用年限：：原 价价： 增加价价值：日 期摘 要凭证号数单位数量增加减损结存年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日年 月月 日日印信管理理制度1 印印信范围围 1）公司司公章；；2）法法定代表表人章；；3）法法定代表表人授权权人章；；4）各各部室章章；5）公公司各下下属单位位公章；；6）公公司对外外信件等等。
2 印印信的管管理 综合办公公室是印印信管理理的责任任部门，由由总经理理指定责责任心强强、熟悉悉业务的的专职人人员负责责3 印印信使用用范围1） 对公司经经营权有有重大关关联、涉涉及政策策性问题题或以公公司名义义的行文文，盖公公司公章章2） 以公司名名义对外外签订合合同、证证明信函函及各类类规章制制度等材材料，盖盖公司公公章3） 公司各部部门在正正常工作作业务中中，本着着“先部门门章、后后公章”的原则则用章4）公司司各下属属单位未未经总公公司法定定代表人人允许，不不得以该该公司资资产对外外进行任任何担保保4 印印章使用用程序1）各部部室日常常性工作作需用章章时，应应在“用章登登记簿”上登记记，部室室负责人人、分管管领导签签字后，由由专职人人员负责责盖章，相相关人员员在“用章登登记簿”上签字字备查2）凡属属公司重重大经营营性业务务、人事事调动、、各级奖奖励、惩惩罚、证证明、对对外合同同、贷款款、担保保等有关关方面的的重要材材料，必必须严格格审批手手续，经经公司法法定代表表人或授授权综合合办公室室主任签签字后，方方可盖章章5 各各单位用用章前必必须审核核材料的的完整性性、准确确性，确确认无误误后，才才能申请请用章，严严禁随意意重复盖盖章，确确保印章章使用的的严肃性性。
6 严严禁盖空空白信笺笺确因因工作需需要，须须带空白白信笺或或带印章章外出时时，须经经公司法法定代表表人或授授权办公公室主任任签字同同意，登登记后再再予办理理外出出回来后后须及时时归还印印章并做做好记录录7 印印信要保保管妥当当，如有有遗失或或误用，由由责任人人负全责责8 印印信管理理人员对对未经审审核的文文件，不不得擅自自用印9 印印信遗失失时除立立即向总总经理外外，综合合办公室室应依法法公告作作废会议管理理制度为进一步步明确公公司议事事规则，及及时解决决生产经经营和内内部管理理中的问问题，加加强部门门间沟通通与协调调，提高高工作效效率和效效益，创创造和谐谐、融洽洽的内部部氛围，增增加向心心力和凝凝聚力，促促进公司司健康快快速发展展改进作作风，提提高会议议质量，特特制订本本制度一、会议议分类1、公司司重大会会议公司重大大会议包包括股东东大会、、董事会会会议、、监事会会会议、、职工代代表大会会，规定定如下：：会议名称称时间安排排召集人会议通知知主持人参加人会议事项项记录2、公司司经营、、管理例例会公司生产产经营例例会包括括总经理理办公会会、联席席办公例例会、工工程例会会、监理理例会、、营销例例会等。
会议各各项规定定如下：：会议名称称时间安排排召集人会议地点点主持人参加人会议事项项备注3、专题题会议专题会议议包括项项目分析析会议、、设计评评审会议议、质量量安全会会议、绩绩效考核核会议、、审核会会议、管管理评审审会议等等会议议各项规规定如下下：会议名称称时间安排排召集人地点主持人参加人会议事项项备注4、部门门会议部门会议议是指各各职能部部门组织织召开的的部门内内部性会会议会会议的各各项规定定如下：：会议名称称时间安排排召集人地点主持人参加人会议事项项备注5、外联联会议上级或外外单位在在本公司司召开的的会议（如如现场会会、报告告会、办办公会等等）或外外联业务务会（如如推广会会、新闻闻发布会会、客户户座谈会会等）由由公司主主控部门门安排，有有关部门门协作做做好会务务工作二、为避避免会议议过多或或重复，全全公司正正常性的的会议一一律纳入入例会制制，原则则上要按按例行规规定的时时间、地地点、内内容、组组织召开开三、会议议安排1、凡涉涉及多个个部门负负责人参参加的各各种会议议，均须须于会议议召开前前由召集集人及分分管领导导批准后后，报办办公室汇汇总，并并由办公公室统一一安排，方方可召开开2、综合合办公室室每周末末应将公公司例会会和各种种临时会会议，统统一平衡衡编制会会议计划划并印发发到公司司领导和和各部门门及有关关服务人人员。
3、凡综综合办公公室已列列入会议议计划的的会议，如如需改期期，或遇遇特殊情情况需安安排新的的其他会会议时，召召集单位位应提前前2天报报请办公公室调整整会议计计划未未经办公公室同意意，任何何人不得得随便打打乱正常常会议计计划4、对于于准备不不充分、、有重复复性或无无多大作作用的会会议，办办公室有有权拒绝绝安排5、对于于参加人人员相同同、内容容接近、、时间相相适的几几个会议议，办公公室有权权安排合合并召开开6、各部部门会期期必须服服务从公公司统一一安排，各各部门小小会不应应安排在在公司例例会同期期召开（与与会人员员不发生生时间冲冲突除外外），应应坚持小小会服从从大会、、局部服服务整体体的原则则四、 会会议准备备1、所有有会议主主持人和和召集人人与会人人员都应应分别做做好有关关准备工工作（包包括拟好好会议议议程、提提案、汇汇报总结结提纲、、发言要要点、工工作计划划草案、、决议决决定草案案通知与与会人等等）2、在公公司会议议室召开开的会议议，办公公室会议议室管理理人员应应在会议议召开前前15分分钟准备备好会场场、备好好坐位、、茶具茶茶水等五、会议议纪律1、会议议参加人人员必须须准时到到达会议议室。
因因特殊情情况不能能参加者者，须向向会议主主持人请请假无无故迟到到者，按按公司考考勤管理理规定中中的“迟到”处理2、未经经会议主主持人允允许，任任何参加加人员严严禁在会会议室吸吸烟3、会议议参加人人员到达达会议室室后要按按照规定定在《会会议签到到表》上上签字4、会议议参加人人员要主主动、积积极发言言，严禁禁“会上不不发言，会会后乱议议论”，严禁禁“开小会会”，严禁禁起哄、、吵闹5、会议议结束后后，会议议参加人人员要恪恪守会议议秘密，特特别是商商业秘密密违反反者，按按《公司司保密制制度》有有关规定定处理六、会议议记录1、由发发出会议议通知的的部门负负责进行行会议记记录公公司会议议由综合合办公室室秘书负负责记录录2、记录录人要在在会议结结束后22日内打打印、整整理出《会会议记录录》或《会会议纪要要》3、根据据会议主主持人的的指示，记记录人可可要求会会议参加加人员在在《会议议记录》或或《会议议纪要》上上签字确确认4、《会会议记录录》或《会会议纪要要》由记记录人负负责保存存规定定需要转转交综合合办公室室保存的的，应在在会议结结束后55日内转转交综合合办公室室，由综综合办公公室档案案管理员员保存。
七、本制制度由综综合办公公室修改改并负责责解释八、本制制度自发发布之日日起执行行九、相关关记录1、《会会议签到到表》2、《会会议通知知》（书书面）3、《会会议提案案书》4、《会会议记录录》5、《会会议决定定事项催催办记录录》6、《会会议决定定事项执执行情况况》__________________会 议 签签 到 表时间 年 月月 日 主持人地点内容签 名序号姓名部门序号姓名部门会 议议 通通 知知 ：兹定于 年 月 日日 午 时 分分在 召召开 会议，请请提前做做好准备备并准时时参加如有提案案，请填填写《会会议提案案书》一一份，于于月 日 午午 时之前前交 处特此通知知召集人：：时 间间： 年年 月 日附：会 议议 议议 程程 表表会议议程程预计时间间备注议程1议程2议程3议程4议程5议程6议程7议程8会 议 提 案案 书提 案 人职 务提案名称称提案内容容：附件： 提案人人（签字字）：备注（收收件人填填写）收件人（签签字）：： 送达时时间： 年 月 日 时 分会 议 记 录录 表 年年 月月 日 编号：： 时间 月 日 时时至月 日 时地点主持人记录人会议名称称参加者主要议题题对策措施施期限负责人追踪情况况（时间间）会议决定定事项催催办通知知单编 号号 [ ]号号催 办 人催办内容容催办日期期办理部门门联系人联系电话话会议决定定事项执执行情况况记录表表会议决定定事项是否同意意执行部 门执行负责责人实施目标标、实施施日期、、验证方方法执行情况况评价各部门每每个月的的执行情情况检查查表月份实施目标标评价月份实施目标标评价172839410511612工作环境境管理制制度1 要要求1.1 本公公司为维维护员工工健康及及工作场场所环境境卫生，特特制订本本制度。
1.2 凡本本公司卫卫生事宜宜，除另另有规定定外，皆皆依本制制度实行行1.3 本公公司卫生生事宜，全全体人员员须一律律确实遵遵行1.4 凡新新进入员员工，必必须了解解清洁卫卫生的重重要性与与必要的的卫生知知识2 办办公环境境管理2.1 办公公环境是是公司职职员进行行日常工工作的区区域，办办公区内内办公桌桌及文件件柜由使使用人负负责日常常的卫生生清理和和管理工工作，其其地区域域由物业业保洁人人员负责责打扫，综综合办公公室负责责检查监监督办公公区环境境卫生2.2 办公公区域内内的办公公家具及及有关设设备不得得私自挪挪动，办办公家具具确因工工作需要要挪动时时必须经经综合办办公室的的同意，并并作统筹筹安排2.3 办公公区域内内应保持持安静，不不得喧哗哗，不准准在办公公区域内内吸烟和和就餐；；办公区区域内不不得摆放放杂物2.4 非本本公司人人员进入入办公区区，需由由前台人人员引见见，并通通知相关关人员前前来迎接接2.5 综合合办公室室负责组组织相关关人员在在每周五五对办公公区域的的卫生和和秩序进进行检查查，并于于下周一一例会上上公布检检查结果果检查查结果作作为部门门绩效考考核的参参考依据据之一。
3 卫卫生管理理规范3.1 各工工作场所所内，均均须保持持整洁，不不得堆放放垃圾、、污垢或或碎屑3.2 各工工作场所所内的走走道及阶阶梯，至至少每日日清扫一一次，并并采用适适当方法法减少灰灰尘的飞飞扬3.3 各工工作场所所内，严严禁随地地吐痰3.4 饮水水必须清清洁3.5 洗水水间、更更衣室及及其他卫卫生设施施，必须须保持清清洁3.6 排水水沟应经经常清除除污秽，保保持清洁洁畅通3.7 凡可可能寄生生传染菌菌的原料料，应于于使用前前适当消消毒3.8 凡可可能产生生有碍卫卫生的气气体、灰灰尘、粉粉末，应应作如下下处理：：（1） 采用适适当方法法减少有有害物质质的产生生；（2） 使用密密闭器具具以防止止有害物物质的散散发；（3） 在产生生此项有有害物的的最近处处，按其其性质分分别作凝凝结、沉沉淀、吸吸引或排排除等处处置3.9 凡处处理有毒毒物或高高温物体体的工作作或从事事有尘埃埃、粉末末或有毒毒气体散散布的工工作，或或暴露于于有害光光线中的的工作等等，需用用防护服服装或器器具者，公公司按其其性质制制备相应应的防护护服装或或器具从事以上上工作的的员工，对对于本公公司设备备的防护护服装或或器具，必必须妥善善保管。
3.100 各各工作场场所的采采光、应应满足下下列要求求：（1） 各工作作部门须须有充分分的光线线；（2） 光线须须有适宜宜的分布布；（3） 光线须须防止眩眩目及闪闪动3.111 各各工作场场所的窗窗户及照照明器具具的透光光部分，均均须保持持清洁3.122 凡凡阶梯、、升降机机上下处处及机械械危险部部分，均均须有适适度的光光线3.133 各各工作场场所须保保持适当当的温度度，并根根据不同同季节予予以调节节3.144 各各工作场场所须保保持空气气流通3.155 食食堂及厨厨房的一一切用具具，均须须保持清清洁卫生生3.166 垃垃圾、废废弃物、、污物的的清除，应应符合卫卫生的要要求，放放置于指指定的范范围内3.177 公公司应设设置常用用药品并并存放于于小箱或或小橱内内，以便便得员工工取用4 附附则4.1 本准准则经总总经理核核准后施施行，修修改时亦亦同4.2 公司司综合办办公室负负责本制制度的监监督施行行档案管理理制度一、主要要内容及及适用范范围为对公司司档案实实施有效效管理，制制订本制制度本制度适适用于公公司各类类档案资资料的形形成与归归档、分分类、鉴鉴定与保保管、借借阅、保保密、统统计、销销毁等管管理内容容。
二、档案案管理职职责1．公司司综合办办公室负负责公司司的档案案管理工工作，综综合办公公室下设设立综合合档案室室2．公司司各部门门指定一一名兼职职档案管管理员，负负责本部部门日常常文书、、档案的的管理工工作以及及与综合合档案室室的工作作配合3．档案案管理主主要职责责：① 制定定或参与与制定档档案工作作的具体体管理细细则；② 对企企业其他他部门、、子公司司文件材材料的归归档工作作，进行行指导和和监督；；③ 做好好企业档档案的收收集、整整理、保保管和利利用工作作；④ 做好好永久性性档案向向有关档档案机构构的移交交工作；；⑤ 提高高档案管管理的水水平和技技术，逐逐步实现现档案管管理现代代化、科科学化三、档案案的种类类1．法规规性文件件包括括上级颁颁发、需需企业执执行的，或或由企业业发行的的各种标标准、规规章制度度等2．企业业的重大大决议包括会会议等形形成的文文件和会会议材料料、会议议记录等等3．计划划性文件件包括括企业总总体计划划或规划划、开发发计划、、培训计计划、销销售计划划、财务务计划、、审核及及管理评评审计划划等4．总结结性文件件包括括企业年年度和月月度工作作总结、、下属部部门的年年度和月月度工作作总结、、单项性性工作总总结、调调查报告告等。
5．批示示性文件件包括括企业各各类计划划指标、、技术指指标、营营销指标标等以以及企业业各类命命令、工工作指示示等6．凭证证性文件件包括括企业各各部门上上报的、、在日常常活动中中形成的的原始记记录和凭凭证，如如财产状状况、房房屋销售售、合同同书、协协议书等等的原始始记录和和文本7．证件件性文书书资料包括法法人营业业执照、、土地许许可证、、开发资资质证、、施工许许可证、、规划许许可证、、预售许许可证、、企业和和产品获获得各类类荣誉牌牌匾和证证书、达达标证书书和证明明等8．汇报报性文书书资料包括企企业上报报的文件件资料和和相关统统计表，以以及公司司领导在在外部公公共场合合发言、、汇报或或发布的的各类文文书资料料9．劳资资人事资资料包包括企业业正式在在编员工工的人事事档案、、任命书书、人事事调整、、人才引引进和培培训、员员工工资资审核记记录、绩绩效考核核等相关关资料10．声声像制品品资料包括企企业及下下属各部部门在其其经营活活动或政政治、文文件娱乐乐活动中中，以及及在外学学习、考考察时或或外部门门提供的的，以声声像形式式记录下下来的各各种资料料，如照照片资料料、录音音资料、、录像资资料、影影片资料料等。
11．题题赠性资资料包包括上级级领导和和外协友友好部门门或个人人提供的的题词、、书画、、工艺制制品等12．技技术性资资料包包括各类类工程图图纸、竣竣工资料料等（施施工期间间和竣工工交付后后一年内内，暂由由工程管管理部或或项目部部保管）13．管管理体系系运行记记录包包括所有有管理体体系各版版本原件件，换版版申请和和审批记记录，各各管理体体系审核核、管理理评审记记录，管管理体系系原始记记录，表表格式样样等四、档案案管理的的基本程程序包括档案案的收集集、整理理、鉴定定、保管管、销毁毁、统计计、检索索、编码码、利用用，这九九道工序序是档案案工作的的整体，它它们之间间既相对对独立，又又相互制制约五、档案案的收集集把分散的的，以及及散失到到其他部部门的各各类档案案资料，按按有关规规定，有有计划地地分别集集中到档档案室其收集集的主要要方式是是归档，即即把公司司活动中中产生的的有保存存价值的的各种材材料，由由综合办办公室及及各职能能部门、、项目部部/子公公司及其其兼职档档案管理理员定期期进行整整理、立立卷、归归档各类法规规、政府府文件等等外来文文件，各各部门在在收到或或取回文文件后，原原件必须须在7日日内交综综合办公公室，由由综合办办公室负负责外来来文件的的统一登登记、传传阅、保保管。
各各经办部部门或个个人视实实际需要要，可留留存复印印件除除了项目目技术性性文件外外，其他他内部受受控文件件在成稿稿后，原原稿由公公司综合合办公室室归档1．立卷卷归档的的范围：：凡属本本标准第第3条所所涵盖的的文件资资料，均均应立卷卷归档2．立卷卷归档的的时间①凡已办办理完毕毕的具有有保存价价值的各各种文件件资料，均均应在三三日内立立卷归档档②对于某某些专门门文件，如如工程技技术档案案，或一一时难以以归档的的，立卷卷归档时时间可根根据实际际情况适适当延长长3．立卷卷归档的的要求①各部门门兼职档档案员在在规定的的归档时时间内，把把整理审审定完毕毕的档案案资料（除除了本制制度规定定的档案案资料外外），递递交综合合办公室室立卷归归档②移交档档案要填填写移交交清单，移移交清单单一式二二份，双双方签字字后各执执一份③归档的的文件资资料必须须完整、、真实、、准确，请请示和批批复、印印本和底底稿、正正文和附附件必须须立在一一起④立卷时时应编制制好案卷卷目录，把把文件的的作者、、标题、、日期等等项目填填写清楚楚，概括括而简洁洁地拟写写好案卷卷标题，把把案卷内内容表达达出来，装装订整齐齐、牢固固，填写写备考表表，注明明保管期期限。
⑤填写案案卷一律律用碳素素黑水钢钢笔，禁禁止用圆圆珠笔或或铅笔，字字迹应清清楚、准准确⑥立卷应应以本部部门形成成的文件件为主，根根据文件件形成的的特点，保保持文件件间的历历史联系系，适当当照顾文件的的保存价价值，使使案卷能能正确反反映企业业生产活活动状况况和面貌貌⑦立卷应应以部门门为主，结结合其他他特征的的方法组组卷，把把有密切切联系的的文件组组合在一一起⑧立卷应应按保管管期限和和文件年年限分开开立卷⑨立卷归归档后，发发现需立立卷的文文件资料料，可按按立卷原原则进行行插卷⑩文件组组成案卷卷后，卷卷内文件件应按照照一定规规律进行行排列，系系统地反反映问题题，做到到查找方方便⑾各种实实物档案案（奖品品、奖杯杯、锦旗旗、奖章章、证书书、牌匾匾、馈赠赠品等）归归档必须须有原件件，并保保持其完完好无损损⑿声像档档案摄录录必须详详细记录录事由、、时间、、 地点点、主要要人物、、背景、、摄录者者，归档档声像资资料必须须是原版版、原件件、清晰晰、完整整六、档案案的借阅阅1．档案案主要供供本企业业利用，一一般不对对外借阅阅如情情况特殊殊，外单单位人员员须持介介绍信，并并经综合合办公室室主任批批准，可可查阅无无密级档档案。
2．各部部门工作作人员可可直接查查阅属本本部门业业务工作作范围的的档案资资料如如需查阅阅非本部部门的重重要文件件和有密密级档案案，须经经综合办办公室主主任和原原形成档档案的部部门经理理批准，方方可借阅阅3．档案案的借阅阅者应负负责档案案的完整整和完全全，不得得私自影影印、复复制、翻翻印，不不得擅自自拆散、、调换、、抽取、、污损、、加标注注证，不不得转借借，如有有违纪，酌酌情处罚罚4．对珍珍贵或易易损的档档案，应应制成复复制品提提供使用用复制制可采用用复印、、照片、、重印副副本、摘摘录等方方式复复制件应应仔细校校对，与与原稿无无误后，注注明档案案编号，然然后提供供使用如有必必要，给给复制件件加盖公公章，以以示复制制不会有有误5．必要要时，综综合办公公室应对对所提供供档案出出具证明明，证明明材料写写好后应应仔细校校对和审审查，加加盖综合合办公室室印章后后才有效效综合合办公室室证明材材料只能能证明某某事在档档案上有有无记载载，而不不能对某某事下结结论档档案管理理员不可可擅自以以档案资资料作解解释或下下结论6．档案案一般不不得借出出综合办办公室如有特特殊情况况，可以以作短期期外借，最最多为十十天，但但必须经经有关领领导批准准并办理理借阅手手续。
如如延长借借阅时间间，须办办理续借借手续逾期不不还者，档档案管理理员要及及时催还还7．借阅阅档案须须妥善保保管，若若有遗失失，将根根据档案案的价值值和数量量报公司司领导批批准后，责责令其赔赔偿一切切损失七、档案案保密要要求1．档案案管理员员和借阅阅利用档档案的人人员要树树立高度度的政治治责任心心，加强强保密意意识，双双方共同同做好保保密工作作2．档案案分一般般档案和和有密级级档案两两类档档案密级级他为绝绝密、机机密、秘秘密三级级3．有密密级档案案只许在在档案室室查阅，不不许带离离本室有密级级档案复复制时，需需经公司司综合办办公室主主任或副副总以上上领导批批准4．有密密级档案案只限归归档人使使用，其其他人员员利用需需经综合合办公室室主任或或副总以以上领导导批准5．对已已到保密密期限的的档案要要请相关关部门领领导和综综合办公公室主任任鉴定解解密，对对解密档档案作一一般档案案管理，及及时提供供利用6．外来来参观人人员，统统一由负负责接待待人答复复问题和和办理所所需材料料7．档案案管理员员丢失或或擅自提提供泄露露机密，应应根据情情节轻重重，给予予纪律处处分，直直到依法法追究刑刑事责任任8．企业业在职工工作人员员调离本本企业时时，需按按档案室室要求整整理已形形成的文文件材料料，并退退还所借借档案，档档案室审审查无误误签字后后，才能能调离。
档案管管理员调调离，应应由综合合办公室室主任监监督办理理，档案案交接之之后，方方能调离离八、超期期档案的的销毁1．对超超过保存存期限档档案，由由档案管管理员登登记造册册，经综综合办公公室主任任和档案案形成部部门领导导共同鉴鉴定，报报分管副副总批准准后，按按规定销销毁2．经批批准销毁毁的档案案，可单单独存放放半年，经经验证确确无保留留价值时时，再行行销毁，以以免误毁毁3．销毁毁文件必必须在指指定地点点进行，并并指派专专人监销销，严禁禁将销毁毁的文件件作为它它用，或或作废纸纸出售文件销销毁后，监监销人应应在销毁毁注册上上签字九、档案案的保管管档案保管管工作应应做到四四不：不不散（不不使档案案分散），不不乱（不不使档案案互相混混乱），不不丢（档档案不丢丢失不泄泄密），不不坏（不不使档案案遭到损损坏）同时，应应做好防防火、防防潮、防防晒、防防虫、防防损、防防盗、防防尘工作作，以提提高档案案的安全全性，对对破损档档案应及及时修补补十、特殊殊档案的的管理1、职工工人事档档案由综综合办公公室负责责保管2、客户户档案的的内容、、移交、、管理等等具体执执行《客客户档案案管理制制度》3、法规规性文件件和记录录管理执执行《总总手册》中中的《文文件管理理》、《记记录管理理》的有有关规定定；4、工程程技术资资料由工工程管理理部按照照本制度度和《项项目技术术资料管管理办法法》负责责管理，工工程结束束后按照照市有关关规定移移交城建建档案馆馆。
5、财务务档案由由财务部部管理，具具体执行行国家法法规和公公司的《财财务档案案管理制制度》，按按照有关关规定移移交公司司档案室室6、各子子公司、、实体、、项目公公司的档档案管理理遵照本本办法执执行文件归档档登记表表文件名称称文件编号号文件总页页数归档编号号归档存放放处保密等级级保管期限限说明：归档时间间送交人接收人修改变更更记录修改日期期更改单号号送交人接收人存档变更更记录工作制服服管理制制度1 职职员统一一工作制制服的使使用与管管理，均均以本规规定为准准保安安、维修修、物业业人员等等特殊工工种所用用制服的的管理规规定另行行制订在公司司未发放放统一工工作制服服以前，本本制度适适用于营营销策划划中心2 本本规定中中的制服服，是指指在公司司业务中中穿着的的由公司司统一制制作的服服装3 制制服分夏夏装和冬冬装两种种其穿用时时间分别别为：4 除除特殊场场合外，员员工上班班时必须须穿工作作制服主管上上级有指指导与监监督员工工穿用制制服的责责任5 遵遵守事项项—— 不不得擅自自改变制制服样式式—— 不不得典卖卖、让渡渡、转借借制服—— 制制服应保保持整洁洁如有有污损，应应自费清清洗或修修补。
—— 制制服如丢丢失或破破损不能能穿用时时，应直直接报告告主管上上级申请请补发6 制制服配发发一人一一套，分分夏装和和冬装两两式7 制制服的配配发期间间原则上上为一年年，自配配发日算算起但但未到换换发期，制制服丢失失或破损损不能穿穿用时，不不在此列列反之之，到换换发期，制制服尚可可穿用时时，应继继续使用用，本人人同意后后，公司司不再换换发继继续使用用者，在在下月工工资中公公司给予予 元的的补贴如本人人不同意意，公司司应予换换发8 新新员工从从正式上上班起，配配发制服服员工工更换制制服时，应应填写《制制服申请请表》，与与旧制服服同时经经主管上上级交综综合办公公室制制服丢失失或严重重破损时时，不再再上交9 下下列情况况下，员员工须交交还制服服—— 辞辞职—— 辞辞退10 制服管管理—— 员员工对配配发的。
