某公司文书档案管理办法

第一章 总则第一条 为加强公司文书档案管理工作，提高档案管理水平，促进文书档案管理制度化、规范化，根据相关法律法规，结合公司实际，制定本办法第二条 文书档案管理，实行统一领导、统一标准和集中管理的管理原则，维护文书档案完整与安全，便于企业和社会各方面的利用第三条 文书档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作第四条 本办法所称的归档文件是指公司在其职能活动中形成的，办理完毕作为文书档案保存的各种文件材料第五条 公司及各单位应贯彻落实国家有关文书档案工作法律、法规和方针政策，建立健全文书档案规章制度，将文书档案管理工作纳入企业分管领导、部门和有关人员的岗位职责第六条 归档单位负责本企业文件材料的收集、整理和立卷归档工作；档案馆负责本企业文件材料归档后的整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作第七条 本办法适用于公司及全资子公司第二章 文件材料归档第八条 归档时间（一） 文件材料的立卷归档工作是文书处理工作的一个重要环节，公司各单位处理完毕的具有保存价值的文件材料，都必须由文书处理部门或有关人员收集齐全，整理立卷二）公司当年形成的管理性文件材料，应在办理完毕后的第二年一季度归档三）公司负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务结束后及时归档。

四）下列文件材料应随时归档1、企业变更、修改、补充的文件材料2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料3、企业产权变动过程中形成的文件材料4、其他临时性活动中形成的文件材料第九条 归档要求（一）凡属企业的归档范围的文件材料，必须按规定向档案馆移交，实行集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档二）归档的文件材料应按照文件材料的自然形成规律，保持它们的历史联系三）归档的文件材料应为原件，并且完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印近、扫描仪等）标称的质量要求因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档四）归档的文件材料字迹应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红蓝铅笔草拟和签发五）归档的文件及各种表格的纸张大小，应符合公文格式（A4）要求对超大纸张应按照A4纸型的尺寸加以折叠，应尽量减少折叠层次，折叠处应尽量位于字迹之处六）各种会议记录必须采用统一A4活页会议记录纸，一次会议记录作为一份文件归档七）文件材料归档时，归档部门应编制归档文件目录，一并归档八）公司形成的管理性文件材料应归档两份，留有备份九）档案馆接收归档时，需认真清点、核对、检查档案质量，交接双方在《档案交接登记表》签字后，各保留一份。

第十条 归档范围 （详情见附件1《文件材料的归档范围及保管期限表》）（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、基本建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料二）公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件资料四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料五）文件材料立卷归档单位：1.公司党委、行政各部室形成的文件材料，由公司办公室负责立卷归档2.纪委形成的文件材料，由纪委负责立卷归档3.公司工会、团委、组织部、人力资源部等部门所形成的文件材料，分别由该单位指定专人负责立卷归档4.公司召开的专业会议形成的文件，由主办单位负责立卷归档；各部门联合发出的文件，由主办单位负责立卷归档5.对没有经过收发登记的文件，如领导亲自收的或参加会议带回的文件材料，由领导交给归口单位负责立卷归档6.属于本公司临时设立的组织机构，待工作结束后，须及时将所形成的文件材料整理立卷，向档案馆办理移交归档第三章 文书档案整理第十一条 整理原则（一）文书档案整理要遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。

二）文书档案整理要区分不同价值，便于保管和利用三）文书档案整理要符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理四）文书档案整理要保证纸质文件和电子文件整理协调统一第十二条 文件组件（一）件的构成归档文件以“件”为本单位进行整理，一般以每份文件为一件，正文与附文为一件正文与译文为一件，会议纪要，会议记录一次为一件二）件内文件顺序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；中文在前，外文在后；复文在前，请示文件在后；结论性文件在前，依据性材料在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后第十三条 文件分类（一）档案馆应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性二）归档文件一般采用年度——保管期限——机构（问题）三级分类第十四条 文件编号（一）编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明同一年度，同一保管期限，同一机构的文件编号从“1”开始编号，同一年度归档文件盒号为流水号二）页码以件为单位编号页码，页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置；文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

三）档号档案人员对归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则第十五条 归档章（一） 归档章应加盖在每件文件首页上端的空白位置，并填写相关内容二） 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号以及页数作为必备项，机构可以作为选择项第十六条 文件编目（一）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录编目应准确、详细，便于检索二）归档文件应逐件编目来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目1.序号：填写归档文件顺序号2.档号：由档案人员按档案分类编号管理办法统一编制3.文号：文件的发文字号没有文号的，不用标识4.责任者：制发文件的机构，即文件的发文机关或署名者5.题名：文件标题没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如199909097.密级：文件密级按文件实际标注情况填写没有密级的，不用标识8.页数：每一件归档文件的页面总数。

文件中有图文的页面为一页；来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该文件的页数9.备注：注释文件需说明的情况三）归档文件目录应由系统生成或使用电子表格进行编制目录表格采用A4幅面，（见附件2）（四）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印两份，一份放在同年度、同一保管期限的同一机构内首件前，便于检索；另一份装订成册作为台账保存装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附件3）封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册第十七条 文件装订（一）归档文件装订前，要对不符合要求的文件材料进行必要的修整二）归档文件已破损的，要按照DA/T25-2000予以修复；字迹模糊或易褪变的需进行复制三）归档文件要按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或装订用品特殊情况下，可对装订成册的文件不予拆除金属或装订用品四）对于幅面过大的文件，在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠五）归档文件一般以件为单位装订归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

六）归档文件宜采取线装订页数少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订第十八条 装盒（一）将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒二）档案盒封面应标明全宗名称档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等三）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制四）档案盒应采用无酸纸制作第四章 文书档案的保管、利用第十九条 文书档案应建立健全各项保管制度，维护档案材料的安全，延长档案的寿命，实现档案的科学管理第二十条 文书档案库房是保存档案的重地，必须由专人负责管理档案库房应做到防火、防潮、防光、防盗、防尘、防有害气体、防有害生物等防护功能第二十一条 文书档案库房的温度应控制在14℃—24℃,相对湿度应控制在45—60%。

第二十二条 文书档案库房应配置必备的档案柜、架和统一的档案装具库房内应配备干、湿温度计，通风、除湿、灭火等设备设施第二十三条 文书档案的查、借阅（一）文书档案一般只提供阅览，严格控制借出，绝密级档案严禁借出二）借阅档案必须办理相关审批手续和交接登记手续三）借阅档案人员，不得在档案上做任何记录、符号和标记，更不准涂画、拆封、抽换和涂改，不准翻阅或摘抄无关内容四）如果需要借出档案，其限期一般不超过两周，必须按期归还，确因工作需要延期的需办理续借手续，借出档案严禁擅自复制五）借阅档案在归还时，档案管理人员应严格检查验收，确认没有问题后，双方办理交接手续第二十四条 文书档案的复制（一）档案复制必须办理复制手续并进行登记二）档案馆具体负责档案的复制工作，其他任何单位和个人，在未得到档案馆的确认和授权前，不得擅自进行复制第二十五条 企业应加强文书档案检索系统建设，积极开发文书档案信息资源，形成专题汇编、专题材料、加工材料等相关编研成果，及时、有效地提供文书档案利用服务第二十六条 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限超越权限的利用需经有关领导审批第五章 文书档案统计、鉴定与销毁第二十七条 文书档案管理人员应定期对文书档案的接收、移出、保管和利用等情况进行统计，保证统计数据准确无误。

第二十八条 文书档案统计工作应保持连续性第二十九条 应成立由主管领导、职能部门、专业人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定第三十条 文书档案的保管期限分为永久、定期两种定期一般分为 30年、10年凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管；凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间内对本企业各项工作有参考价值的文件，列为定期保管；第三十一条 企业要定期对已到保管期限的档案进行鉴定，及时剔除超过保管期限或已无保存和利用价值的档案一）文书档案鉴定应由档案管理人员对已到保管期限需要鉴定的档案进行初步鉴定后，编制“档案鉴定目录”提请档案鉴定小组鉴定二）档案鉴定小组对“档案鉴定目录”进行审核鉴定并填写鉴定意见，经鉴定小组成员签名后生效优质作者榜#（三）凡经鉴定后还需保存的档案，由鉴定小组确认保管期限，一般可作为长期保存档案进行管理四）凡经鉴定后需要。