Word 使用的超强知识干货
Word 超强知识干货从新手到高手的进阶指南一、基础操作技巧（一）快速访问工具栏自定义在日常使用 Word 的过程中，你是否经常觉得一些常用功能的操作路径过于繁琐？比如格式刷，每次使用都要在 “开始” 选项卡中寻找其实，我们可以将这些常用功能添加到快速访问工具栏，实现一键调用操作方法很简单，只需右键点击你常用的功能按钮，如 “格式刷”，然后选择「添加到快速访问工具栏」即可此外，快速访问工具栏还支持自定义顺序，你可以通过点击工具栏右侧的下拉箭头，选择 “其他命令”，在弹出的 “Word 选项” 对话框中，对添加到快速访问工具栏的命令进行排序，将最常用的功能放在最显眼的位置，大大提高操作效率二）文本选择的艺术矩形选择：当你需要选择表格中的某一列数据，或者对一段文本进行垂直方向的选择时，按住键拖动鼠标，就可以实现矩形区域的文本选择这在处理一些对齐内容时非常实用，比如从一段包含多列数据的文本中快速选中某一列快速全选与精准选择：
此外，双击段落左侧空白处可以选中整个段落，三击则可以选中整篇文档，熟练掌握这些技巧，能让你在文本选择上更加得心应手选择格式相似的文本：当你想要统一文档中格式相同的文本格式时，一个一个去选效率太低此时，将鼠标定位到任意一处设置了格式的内容中，单击 “开始” 选项卡的 “编辑” 组中的 “选择” 按钮，在弹出的下拉菜单中选择 “选择格式相似的文本” 命令，Word 会自动识别并选中文档中所有格式相似的文本，方便你进行批量格式修改三）高效的快捷键操作基本编辑快捷键：
想要快速调整字体大小，
例如，你刚刚设置了一段文字为红色加粗，接下来想要对其他段落的文字应用相同的格式，只需选中这些文字，然后按下键，Word 会自动重复上一次的格式设置操作，将选中文字也设置为红色加粗这个功能不仅适用于格式设置，像插入元素（如图片、表格等）、输入文本等操作，都可以通过键快速重复，大大提高操作效率五）显示 / 隐藏编辑标记在编辑文档时，有时我们需要查看文档中的段落标记、空格、制表符等编辑标记，以便更好地进行排版和格式调整点击 “文件” 选项卡，选择 “选项”，在弹出的 “Word 选项” 对话框中，选中左侧的 “显示” 选项，在右侧的 “始终在屏幕上显示这些格式标记” 栏下，勾选相应的标记，如 “段落标记”“空格”“制表符” 等，即可在文档中显示这些编辑标记当你完成排版后，觉得这些标记影响文档的阅读美观性，也可以通过同样的方法取消勾选，将它们隐藏起来六）使用自动更正功能自动更正功能可以帮助我们快速纠正常见的输入错误，同时还能实现一些快捷输入点击 “文件” 选项卡，选择 “选项”，在弹出的 “Word 选项” 对话框中，选中左侧的 “校对” 选项，在右侧的 “自动更正选项” 中，单击 “自动更正选项（A）” 按钮。
在弹出的 “自动更正” 对话框中，你可以在 “替换（R）” 下的表格中输入容易出错的内容，在 “替换为（W）” 下的表格中输入正确的内容，然后点击 “添加（A）” 按钮并 “确定”例如，你经常将 “的地得” 混淆，就可以在 “替换” 框中输入错误的用法，在 “替换为” 框中输入正确的，这样在后续输入时，Word 会自动帮你更正此外，你还可以利用这个功能设置一些快捷输入，比如输入 “sj”，自动替换为 “时间”，提高输入效率七）巧用剪切板通常情况下，我们复制内容后只能粘贴最后一次复制的内容但在 Word 中，通过使用剪切板，我们可以复制多项内容，并根据需要进行选择性粘贴选择 “开始” 选项卡下的 “剪贴板” 分组，点击剪贴板旁边提示更多选项的 “方块上一个向右下的小箭头”，这时编辑界面会出现一个剪贴板窗口，里边会记录你当前选中的待复制内容当你需要粘贴时，只需将光标定位至要粘贴的位置，然后在剪贴板中选中想要复制的内容，光标处就会出现选中的要复制的内容这个功能在需要从多个不同位置复制内容并粘贴到一处时非常实用，避免了反复切换复制源的麻烦八）设置默认粘贴格式Word 默认的粘贴格式是 “保留源格式”，但在很多情况下，我们可能更希望粘贴后的内容能与当前文档的格式一致，即使用 “合并格式” 或者 “无格式” 粘贴。
这时，我们可以设置默认粘贴格式在 “开始” 选项卡的 “剪贴板” 分组中单击 “粘贴” 按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择 “设置默认粘贴” 命令此时会弹出 “Word 选项” 对话框，在左边菜单选中 “高级”，右侧拉到 “剪切、复制和粘贴” 栏，选择你想要的粘贴格式，如 “合并格式” 或 “无格式粘贴”设置完成后，以后使用 < Ctrl + V > 进行粘贴时，就会按照你设置的默认格式进行粘贴，无需每次都手动选择粘贴格式二、样式与排版技巧（一）样式的强大功能统一文档格式：在 Word 中，样式是实现文档格式统一的关键工具通过「开始」选项卡中的「样式」功能区，我们可以方便地为文档中的标题、正文等不同部分设置统一的格式例如，将所有一级标题设置为 “标题 1” 样式，字体为黑体、二号字、加粗，段落间距段前 1 行、段后 0.5 行；将正文设置为 “正文” 样式，字体为宋体、小四号字，行距为 1.5 倍行距这样，当我们需要对文档格式进行整体修改时，只需要修改相应的样式，文档中所有应用该样式的内容都会自动更新，大大提高了工作效率快速生成目录：正确使用样式是自动生成目录的前提在设置好各级标题的样式后，点击「引用 → 目录 → 自动目录」，Word 会根据文档中应用的标题样式自动生成目录。
而且，当文档内容发生变化，标题有所增减或顺序调整时，只需更新目录，目录会自动同步文档的最新结构，确保目录与文档内容始终保持一致创建自定义样式：如果 Word 自带的样式不能满足我们的需求，我们还可以创建自定义样式在 “样式” 功能区中，点击右下角的扩展按钮，在弹出的 “样式” 窗格中，点击 “新建样式” 按钮在 “根据格式设置创建新样式” 对话框中，我们可以设置样式的名称、格式（包括字体、字号、颜色、段落格式等），还可以选择样式的基准（即基于哪个现有样式进行修改）和后续段落样式（应用该样式后，按回车键新建段落时默认应用的样式）创建好自定义样式后，它会出现在 “样式” 窗格中，供我们随时应用到文档内容中二）分节符的神奇用途独立设置页面格式：插入分节符（布局 → 分隔符 → 分节符）可以将文档划分为不同的节，每个节都可以独立设置页面格式，如页眉、页脚、纸张方向、页边距等例如，在一篇文档中，前几页需要设置为纵向页面，中间部分需要横向页面展示表格或图片，后面又恢复为纵向页面，这时就可以通过插入分节符，在不同的节中分别设置纸张方向，实现灵活的页面布局设置不同的页眉页脚：分节符在设置页眉页脚方面也非常有用。
我们可以利用分节符，使文档的不同部分拥有不同的页眉页脚比如，在一篇论文中，封面不需要页眉页脚，目录页的页眉为 “目录”，页码格式为罗马数字，正文部分的页眉为章节标题，页码格式为阿拉伯数字通过在封面、目录、正文之间插入分节符，并分别设置各节的页眉页脚，取消 “链接到前一条页眉” 选项，就可以轻松实现这种多样化的页眉页脚设置控制页码的起始和格式：通过分节符，我们还能精确控制页码的起始位置和格式例如，目录页的页码从 “i” 开始，正文部分的页码从 “1” 开始在目录页末尾插入分节符后，进入正文部分的页眉页脚设置，取消 “链接到前一条页眉”，然后点击 “页码” - “设置页码格式”，选择页码的起始值为 “1”，即可实现正文页码从 “1” 开始计数同样的方法，也可以用于设置不同节中页码的格式，如数字格式、字母格式等三）段落排版的细节首行缩进与悬挂缩进：设置段落首行缩进是文档排版中常见的操作选取需要设置的段落，在 “开始” 选项卡的 “段落” 功能区中，点击右下角的扩展按钮，打开 “段落” 对话框在 “缩进和间距” 选项卡中，将 “特殊格式” 设置为 “首行缩进”，并根据需要设置缩进值，通常中文文档设置为 2 字符。
悬挂缩进则与首行缩进相反，它是段落中除首行以外的其他行相对于首行的缩进例如，在一些参考文献的排版中，经常会使用悬挂缩进，使文献内容更加清晰易读设置悬挂缩进的方法与首行缩进类似，在 “段落” 对话框中选择 “悬挂缩进” 并设置缩进值即可段落间距与行距调整：合理的段落间距和行距可以使文档阅读起来更加舒适段落间距包括段前间距和段后间距，用于控制段落与段落之间的垂直距离行距则是指段落内行与行之间的距离，常见的行距设置有单倍行距、1.5 倍行距、2 倍行距等，也可以根据需要自定义行距值在 “段落” 对话框中，我们可以在 “间距” 栏下设置 “段前”“段后” 的距离，在 “行距” 下拉菜单中选择合适的行距选项一般来说，正文内容使用 1.5 倍行距较为合适，段前和段后可以设置 6 磅左右的间距，这样既能使段落之间区分明显，又不会使文档显得过于松散对齐方式的选择：Word 提供了多种段落对齐方式，包括左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐左对齐是将段落文本沿页面左侧边缘对齐，适用于大多数中文文档的正文排版；右对齐常用于文档的签名、日期等需要靠右显示的内容；居中对齐常用于标题、图表标题等需要突出显示且在页面中居中的文本；两端对齐会使段落文本的左右两端都对齐页面边缘，通过自动调整字符间距来实现，使文档看起来更加整齐美观，是正文排版中常用的对齐方式；分散对齐则是将段落中的字符均匀分布在一行中，使该行的文本左右两端都对齐页面边缘，常用于一些特殊排版需求，如诗歌排版等。
在实际排版中，我们应根据文档内容和风格选择合适的对齐方式四）避免。
