书面公文联系人也要顶格写

书面公文联系人也要顶格写 1.眉首 眉首又称文头或版头，俗称“红头”公文的眉首部分，包括公文份数序号、密级和保管期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等内容眉首置于公文首页上端，即置于红色反线之上，上行文一般占首页的三分之一面积，下行文一般约占首页的二分之一或三分之一面积公文眉首与主体之间用一条较粗的间隔红色横线（称红色反线，电报则为黑色反线）分开党内文件的红色反线正中印一颗红色五角星作为标识，而行政机关公文则不印这颗红星1）公文份数序号公文份数序号是将同一公文文稿印刷若干份时的每份公文顺序编号它适用特别重要或保密程度高的公文，便于登记、查询、收回和保管如同一公文印刷 600 份，其中第 1 份可编为“001”公文份数序号一般用阿拉伯数码顶格标识在第一页版心左上角第一行一般性的公文则常省略公文份数序号这一项2）密级和保管期限密级和保管期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和保管期限的规定凡属秘密公文，均应根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级凡属“绝密”、“机密”公文，必须标明公文份数序号密级用 3 号黑体字顶格标注在版心右上角第 1 行如需同时标明密级和保密期限的，中间用“”隔开，前标密级，后写保密期限。

凡未明确标明保管年限的，则可按绝密级 30 年、机密级 20 年、秘密级 10 年认定3）紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的具体要求公文的紧急程度分为“特急”、“急件”（又可细分为“加急”和“平急”）两种，应分别予以标明紧急程度一般用 3 号黑体字标注在公文首页版心的右上角第 1 行如已标有密级和保管期限的，紧急程度应置于密级和保管期限之上，亦可标注于版心右上角第 2 行4）发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“省人民政府文件”公函或本机关内部的公文眉首只有机关名称，如“市质量技术监督局”发文机关标识，一般规定上边缘至版心上边缘为 25mm；对于上报的公文，规定发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于 22mm15mm联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文发文机关标识，用套红大字印刷，位于公文版头中央位置一般地说，机关级别高的，字体可大一些，机关级别低的，字体要小一些。

5）发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号，是公文的特殊标志，由发文机关代字、年份、序号组成如“湘府办 200535 号”，其中，“湘府办”是发文机关湖南省人民政府办公厅的代码，“2005”是年份，“35 号”是序号整个发文字号所表示的含义是：湖南省人民政府办公厅于 2005 年发的第 35 号文件发文字号中的年份，应该写完全，“2005”不要写成“05”发文字号置于发文机关标识之下，空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入，放在机关代字与序号之间，不要放在机关代字之前或序号之后；序号不编虚位（即 1不编为 001），也不加“第”字发文字号使用与正文相同的字体联合发文的文号，只标明主办单位的发文字号即可，不必罗列各单位的发文字号6）签发人、会签人按规定，上报的公文应当在首页注明签发人、会签人姓名签发人是指审批、签发公文文稿的主要负责人；会签人是指会同审批签发公文的有关负责人打印签发人姓名的位置在发文字号平行的右侧，间隔两字位置，写上“签发人”（“会签人”位置在“签发人”下一行）并加冒号，再写上其姓名如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为 4mm。

非上行文不用注明签发人2.主体 公文的主体，指公文行文的目的和实质性内容，这是公文的核心部分，一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、成文日期、印章、附注等要素组成1）标题公文标题是对公文中心内容的高度概括和提炼，是整篇公文的眉目，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，如国务院关于深化改革严格土地管理的决定我们提倡公文要有一个完整的标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，但某些内容简单、文字短小的公文，标题可以简化，仅冠以文种，或在文种上冠以作者即可，如通告等除法规、规章类公文加书名号外，一般均不用标点符号公文标题常使用“关于”的介词结构撰写标题，首先要准确选用文种决定文种的依据是：发文的目的、内容，发文机关的权限以及发文机关与主送机关之间的行文关系标题位于间隔横线下面的正中央，字体小于发文机关标识，大于正文标题必须根据字数多少和内容结构摆置得适中美观，便于阅读公文标题，一定要准确、简明和概括，让人一目了然公文标题，通常置于红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当2）主送机关主送机关是行文的对象，即公文的主要受理机关，俗称“抬头”，应当使用全称或者规范化的简称、统称。

主送机关写在正文之前、标题之下，顶格书写，末尾加冒号如主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号（类间用逗号）断开；如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送主送机关的表现形式，主要的有以下几种：特称，又叫单称主送机关只有一个，只写一个受文机关名称不相隶属的机关之间行文，应写单位的全称，如“市工商管理局”泛称，是上级机关对下级同类诸机关行文的一般称呼如国务院对各省、市及直属单位行文的主送机关是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”递降称，多用于对垂直几个下级机关行文，如省政府向市、县行文：“各市、县人民政府”；又如省质量技术监督局向全省质量技术监督系统行文：“各市、县质量技术监督局”3）正文正文是公文的核心部分，是传达作者（公文制发单位）意图的主要文字，在主送机关之后另起一行空两格书写正文内容要求准确无误地传达贯彻党和政府的路线、方针、政策、法令和法规的精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求正文中的人名、地名、数字、数据，援引要真实准确；引用其他公文时应先引标题，后引发文字号；引用外文应注明中文的含义；日期应写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位；文内使用非规范化的简称，应先使用全称并在后面注明简称；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、谚语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；正文用数字表示多层次结构的顺序，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

公文正文一般置于主送机关之后另起一行空两格书写，通常分开头、中段、结尾三个部分，有些特殊的正文只有公文事由和具体要求两部分4）附件说明附件是公文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）公文的附件分为对主件内容的补充说明或证明以及主件所转发、颁布的文件两大类公文如有附件，在正文下空一行左空二字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称附件如有序号应使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号如在正文中已写明附件名称的，在正文之下可不作附件说明附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）5）发文机关发文机关又称落款，即指公文的制发单位公文落款要写发文机关的全称或规范简称，如“中共中央、国务院”、“国务院办公厅”、“省人民政府”如果是几个机关联合发文，应将主办机关排列在发文机关的最前面，以便联系若在特殊情况下以机关领导人名义发文时，要同时冠以领导人的职务，以表明该领导人代表一级机关而非代表个人发文。

6）成文日期公文成文日期以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导的签发日期为准；电报以发出时间为准；会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准成文日期关系到公文的时效，因此要完整地书写年月日，“零”写为“0”成文日期一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件置于公文标题之下7）印章公文除会议纪要外，应一律加盖印章加盖印章是公文生效的标志，是发文机关对公文负责的凭证单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间成文时间右空 4字；加盖印章应上距正文 24mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。

当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2字标识成文时间8）附注附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项的说明，如“此件发至县团级”、“此件可登报”等公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话3.版记 版记又称文尾，一般由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印数等内容组成版记应置于公文最后一页（封四，又称封底）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心版记的最后一个要素应置于公文的最后一行1）主题词主题词是确切表达公文主题的规范化名词或名词性词组，主要用于计算机检索，有利于公文管理的标准化、现代化公文应根据内容标注主题词；上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词主题词位于公文附件项目以下、抄送项目以上，和抄送项目间隔一横线；使用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空一字。

2）抄送机关抄送机关是指需要了解公文内容或协助办理的单位，机关名称要写全称或规范化简称，并按机关性质和隶属关系情况依次排列其位置在主题词下、印发机关以上向下级机关的重要行文，应同时抄送给直接上级机关抄送机关一般置于主题词下一行；左空一字用 3 号仿宋体字标识“抄送”二字，后标全角冒号；有几个抄送机关的，抄送机关之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号3）印发机关印发机关即印发公文的机关，要写全称印发机关位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下），占 1 行位置，用 3 号仿宋体字4）印发日期印发日期即印发公文的日期，一般为公文送印刷厂之日，用阿拉伯数码标识印发机关和印发日期位于末页页码上端，在同一行前面顶格书写印发机关，最后书写印发日期。