企业邮件使用规范.pptx

LOGO Made by HR Department企 业 邮 件 使 用 技 巧 及 规 范Effective Email Guidelines 培 训 大 纲vOUTLOOK设置v邮件标题v邮件正文v邮件签名 v回复技巧v邮件控制v收件人管理v常用OUTLOOK技巧 OUTLOOK 设 置v如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第一步：点击“工具”“账户设置” OUTLOOK设 置v如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新建” 第三步：选中 ，点击下一步 第四步：选中 ，点击下一步 OUTLOOK设 置v如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第五步：选中 点击下一步 第六步：按下图进行配置 配置完成后点击“其他设置” OUTLOOK设 置v如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第七步：进入“Internet电子邮件设置”界面，选中“发送服务器”选项卡， 选中 第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”框中设置 ，确定退出 否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮件 OUTLOOK设 置v如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第九步：点击“测试账户设置” 若测试结果如下图所示，则表示设置已成功 邮 件 使 用 规 范一 、 写二 、 收三 、 管 理 邮 件 标 题v一定不要空白标题，这是最失礼的 邮 件 标 题v标题要简短（不要让OUTLOOK用才能显示完你的标题） 如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM: end of message) 邮 件 标 题v其他注意要点 标题要真实反应文章的内容和重要性 一封信一个主题 注意字符和错别字 回复邮件不要“答复 RE”一大串 邮 件 正 文v称呼和问候 邮件的开头要称呼收件人 XX先生/XX小姐 Dear Mr.XX 收件人不清楚的 先生/小姐 Dear Sir/Madam 开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用“你”的时候注意语气 Hi John/ Hi all 称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你” 邮 件 正 文v结尾问候语 正文内容结束后，先谢谢别人 通用：Best Regards!/祝您顺利！ 对外：祝一切顺利/Have a nice day! 邮 件 正 文v使用便于阅读的字号和字体 中文用宋 体 或新 宋 体 英文Eagle统一用Corbel 字号用五号或11号字 邮 件 正 文v其他注意事项 一次把内容表达清楚，条理清晰 合理使用符号及图片 合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字体等，尽量少用） 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第一步：点击“工具”-“选项”； 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签名”按钮，进入“签名和信纸”界面； 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮； 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第四步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮； 第五步：在弹出的“新签名”窗口中输入签名的名称，点击“确定”； 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存” 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存” 邮 件 签 名v如何在OUTLOOK中设置签名档 第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新邮件”和“答复/转发”都选用刚才创建的签名，点击“确定”设置完成。

回 复 技 巧v 及时回复Email，Eagle倡导24小时回复v 针对性回复v 回复不要少于10个字v 不要就同一问题多次回复讨论v 区分“答复”和“全部答复”v 注意使用“！” v 仅供参考，无需回复v 收到请回复v 请于之前答复v 请尽快处理 收 件 人 管 理v收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应v抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见v密件抄送：收件人和抄送人无法看到 思 考v站在收件人的角度： 常 用 OUTLOOK技 巧附 录 ： 常 用 OUTLOOK技 巧v创建规则，把邮件分类 邮件太多？ 找邮件太麻烦？ 都是垃圾邮件？ 是不是想达到图片中的 效果，发送过来的邮件 自动进入分类文件夹？ 常 用 OUTLOOK技 巧v创建规则，把邮件分类 第一步：创建分类文件夹 第二步：右键邮件，点击“创建规则” 12 常 用 OUTLOOK技 巧v创建规则，把邮件分类 第三步：进入“创建规则”界面，按图所示，进行操作 第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当 前文件夹”中的现有邮件立即运行此规则”，确定完成 常 用 OUTLOOK技 巧v让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器 后续标志和待办事项列表 日历功能 任务功能、提醒功能 会议功能 标记分类 定时删除 内 容 回 顾v配置OUTLOOK邮箱v邮件标题的要点v称呼和问候v邮件正文简明扼要v注意语气v一次表达完整意思v注意格式v使用多个适当的签名档v回复技巧v发送，抄送和密送的区别 v分类文件夹管理v邮件标记v日历功能的使用v任务功能的使用 英 文 邮 件 常 用 缩 短 语URG - Stop everything, read me firstHOT - Need immediate attentionRSP - Need you to respond, either wayMTG - New/modified meetings FWD - Forward to your respective group(s)HLP - Need information, assistance with a problemFYI - Just for your informationACT - Needs actionThank you ! 。