制作电子表格

第5章 制作电子表格Excel 2003是微软公司开发的办公软件Office 2003中的一个组件，是一个典型的电子表格处理软件，它不仅可以制作各种精美的表格，还可以对表格中的数据进行分析，是提高办公效果的得力工具，被广泛应用于财务、统计、行政管理及办公自动化等领域本章主要介绍Excel 2003的基本知识和基本操作技能，旨在帮助用户掌握Excel 2003软件的使用方法，学会制作各种应用表格5.1 Excel 2003的基本操作Excel 2003是功能十分完善的电子表格处理软件，它具有强大的表格处理能力，使用它完全能够处理日常办公中的各种表格同学们知道要学习Excel 2003，兴致很高，大家早就听说Excel 2003是个功能强大的电子表格处理软件，所以很想一试身手，亲自制作简单的电子表格经过不懈的努力，同学们制作出了如样例5.1所示的学生情况登记表样例5.1：进入Excel 2003操作环境是制作电子表格的前提，输入具体内容、设置格式是制作电子表格的基础，可靠有效地保存表格数据是完成电子表格制作的关键，因此本任务操作可以分解成以下过程：· 进入Excel 2003并创建工作簿· 输入和编辑表格数据· 保存工作簿，退出Excel 20035.1.1 进入Excel 2003、创建工作簿Excel 2003启动后，将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，用户可以在此进行表格操作。

当然，用户也可以自己创建一个新的工作簿，然后再制作表格操作步骤（1）单击Windows的“开始”按钮，打开“开始”菜单2）选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可启动Excel 2003提示：Excel窗口和Word 2003窗口大致相同，但也有不同的地方不同之处在于，Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等，Excel 2003的主窗口如图5-1所示图5-1 Excel 2003操作窗口（3）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图5-2所示图5-2 “新建工作簿”任务窗格（4）单击“新建”选项组中的“空白工作簿”链接，可以新建一个空白工作簿5.1.2 输入和编辑表格数据表格是进行数据处理的一种有力的工具，利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率，也可以加大数据的信息含量输入和编辑表格数据是创建表格的基础性操作 操作步骤（1）在打开的空白工作簿中，按样例输入文字内容，如图5-3所示图5-3 学生情况表提示：打开工作簿是输入数据、编辑表格的前提，选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的位置，然后双击需要打开的工作簿文件名，或选中文档后，单击“打开”按钮，可打开已创建的空白工作簿，如图5-4所示。

图5-4 “打开”对话框（2）选中A1:G1单元格区域，单击常用工具栏上的“合并居中”按钮，将7个单元格合并为一个单元格，使表格标题“学生情况登记表”居中3）将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线，调整列宽或行高4）选中整个表格内容，单击“格式”工具栏上“边框”按钮的下拉箭头，选择其中的“所有框线”样式，设置表格线5.1.3 保存工作簿并退出Excel 2003完成表格编辑操作后，应该及时退出Excel 2003，释放它占用的系统资源保存创建的表格并正确退出Excel 2003是结束电子表格制作工作的标志 操作步骤（1）选择“文件”→“保存”命令，弹出“另存为”对话框，如图5-5所示图5-5 “另存为”对话框（2）在“文件名”下拉列表框中输入文件名“Book1.xls”，选择保存位置，然后单击“保存”按钮，编辑完成的表格即在指定位置保存3）单击Excel 2003主窗口中的“关闭”按钮，或选择“文件”→“退出”命令，或按“Alt+F4”组合键可退出Excel 2003 相关知识链接1. 单元格行与列交叉形成单元格，它是存储数据、公式的基本单位，Excel用列号行号来表示某个单元格，行号用阿拉伯数字1、2、3…表示，列标用英文字母A、B、C…表示。

例如，B5代表第5行第2列的单元格，第9行第8列处的单元格则命名为H92. 单元格操作选定插入位置，选择“插入”→“单元格”命令，弹出“插入单元格”对话框，进行相关操作可以插入单元格选定要移动或复制的单元格或单元格的区域，单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，然后选定目标单元格或单元格区域的左上角单元格，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，可以移动或复制单元格选定要删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”→“删除”命令，弹出“删除”对话框，进行相关操作可以删除单元格3. 工作表工作簿是Excel 2003的基本文件，工作表也称表单（Sheet），存在于工作簿中，一个工作簿可以包括一个或多个工作表，数据存在于工作表中4. 工作表操作选定当前工作表，选择“插入”→“工作表”命令，可以在当前工作表的前方插入一个新的工作表单击需要删除的工作表标签，然后选择“编辑”→“删除工作表”命令，可以删除工作表选定要移动的工作表，选择“编辑”→“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，进行相应操作可以移动或复制工作表选定要重命名的工作表，选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令，使工作表标签处于改写状态，可以重命名工作表。

拓展与提高1. 导入外部数据Excel允许将文本、Access等文件中的数据导入，以实现与外部数据共享，提高办公数据的使用效率新生入学时接待老师按文本文件格式将学生的基本数据输入计算机，如何充分利用这些数据为后续管理工作服务是管理者普遍关心的问题在Excel中共享文本文件中的数据，需要进入Excel操作环境，并使用专门命令导入数据，因此，任务操作可以分解成以下过程：· 启动Excel· 选择数据源· 导入文本文件中的数据 操作步骤（1）启动Excel，打开空白工作簿2）选择“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图5-6所示图5-6 “选取数据源”对话框（3）选中保存学生基本数据的文本文件后，单击“打开”按钮，弹出“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图5-7所示图5-7 “文本导入向导-3步骤之1”对话框（4）选择文件类型和导入起始行后，单击“下一步”按钮，弹出“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图5-8所示图5-8 “文本导入向导-3步骤之2”对话框（5）单击“完成”按钮，弹出“导入数据”对话框，如图5-9所示图5-9 “导入数据”对话框（6）选择“现有工作表”单选按钮，单击“确定”按钮，将导入数据存放在打开的空白工作簿中，如图5-10所示。

图5-10 导入外部数据后的Excel表格提示：选择“数据”→“XML”→“导入”命令，并进行相关操作可以导入XML文件2. 使用模板若将常用的工作表格式保存为模板，可以节省制作类似工作表时重复输入数据与设置格式的时间，所以把经常需要的工作表或文件制成模板，可以提高工作效率由于存储学生基本数据的电子表格会在后续管理中经常使用，所以需要将电子表格制成模板，在以后制作相似的表格时可利用模板快速生成实用的电子表格制作模板是为了快速生成电子表格，使用模板制作电子表格必须先生成模板，因此，任务操作可以分解成以下过程：· 建立模板· 使用模板 操作步骤（1）打开“学生基本数据”工作表2）选择“文件”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”选项，Excel将自动选择保存位置为“Templates”，如图5-11所示图5-11 “另存为”对话框（3）单击“保存”按钮，工作表以模板形式保存4）打开“新建工作簿”任务窗格，单击“本机上的模板”链接，如图5-12所示图5-12 选择使用“本机上的模板”（5）在“模板”对话框的“常用”选项卡中，选择新建的“学生基本数据”模板，如图5-13所示。

图5-13 “模板”对话框（6）单击“确定”按钮打开模板，此时用户可以修改并生成新的表格5.1.4 练习与实训建立一个“学生成绩”表格，练习数据的录入、工作簿、单元格和工作表的基本操作具体操作要求如下1）表格标题居中2）表头包括：姓名、性别、数学、语文和计算机3）将工作表更名为“学生成绩表”4）在表格中插入一列，输入英语成绩5）保存工作簿5.2 制作学生成绩表对创建的工作表进行必要的修饰，使工作表主题鲜明、风格独特、外观靓丽，是使用电子表格的进一步追求通过表格的格式化操作，可以美化表格，制作出样式精美的电子表格张老师是实验中学初一年级的班主任，期中考试结束后，为了向教务处报送每个同学的考试成绩，张老师使用Excel 2003制作了如样例5.2所示的学生成绩登记表样例5.2：要完成样例表格，首先要正确输入文字信息、设置字符的格式，然后考虑对表格进行进一步的修饰，使表格的主体鲜明、内容突出，最后需要根据显示要求设置条件格式，突出显示特殊数据因此，制作学生成绩表的任务可以分解成以下过程：· 编辑文字格式· 编辑表格格式· 设置条件格式5.2.1 编辑文字格式设置字体格式的快捷方法是使用“格式”工具栏中的“字体”按钮，但这种方法只能设置字体、字号和字形，如果用户希望对工作表中的文本进行更加详尽的设计，可以使用“单元格格式”对话框。

操作步骤（1）启动Excel 2003，建立一个新的工作表2）选中A1:F1单元格区域，单击“常用”工具栏中的“合并并居中”按钮，然后输入文本“学生成绩登记表”3）选中文本“学生成绩登记表”，选择“格式”→“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图5-14所示图5-14 “单元格格式”对话框（4）在“字体”列表框中选择“楷体”；在“字形”列表框中选择“加粗”；在“字号”列表框中选择“18”；在“颜色”列表框中选择“红色”，单击“确定”按钮5）在A2:F2单元格区域中输入如样例5.2所示的学生成绩登记表标题，在“常用”工具栏中设置“字体”为“宋体”，“字号”为“12”，“颜色”为“蓝色”，“加粗”显示6）选中A3单元格，在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”选项，如图5-15所示图5-15 “单元格格式”对话框的“数字”选项卡（7）单击“确定”按钮8）在A3单元格中输入“001”，将鼠标指针指向单元格填充柄，如图5-16所示图5-16 填充柄（9）当指针变成黑实心十字时，向下拖动填充柄至A12单元格，表格数据按序列自动填充，效果如图5-17所示10）在B3:E12单元格区域按样例分别输入学生的姓名和各科成绩，在B13单元格中输入文本“平均分”。

11）选中B5单元格，选择“插入”→“批注”命令，在单元格的右上角将出现红色小三角符号，打开“批注”文本框，在文本框中输入文本“获得2008年市级‘三好学生’荣誉称号”，如图5-18所示 图5-17 数据填充 图5-18 输入批注内容（12）选中A2:F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，如图5-19所示图5-19 “单元格格式”对话框（13）在“对齐”选项卡“文本对齐方式”选项组的“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，使单元格区域内的所有数据居中显示，效果如图5-20所示图5-20 文字格式效果5.2.2 编辑表格格式为了使表格更加美观，其中的部分数据显示得更加突出，可以为表格添加边框和底纹 操作步骤（1）选中A2:F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，如图5-21所示图5-21 “单元格格式”对话框的“边框”选项卡（2）在“线条”选项组的“样式”中选择“细线条”，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”，在“预置”选项组中单击“外边框”3）在“线条”选项组的“样式”中选择“虚线条”，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”，在“预置”选项组中单击“内部”，单击“确定”按钮。

提示：使用工具栏中的“边框”按钮，也可以设置表格边框4）选中A1:F1单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，切换到“图案”选项卡，如图5-22所示5）在“颜色”选项中选择“黄色”，单击“确定”按钮6）选中A2:F12单元格区域，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中单击“图案”下拉按钮，选择“12.5% 灰色”，如图5-23所示图5-22 “单元格格式”对话框的“图案”选项卡图5-23 填充选中区域（7）单击“确定”按钮，给选中的区域进行图案填充，效果如图5-24所示图5-24 表格格式效果5.2.3 设置条件格式设置条件格式是指设置的格式有条件限制，当符合设置条件时，将设置格式应用于设置对象，使满足条件的记录突出显示，对于不符合设置条件的对象则不应用设置格式 操作步骤（1）选中E3:E12单元格区域2）选择“格式”→“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框，选择条件为“单元格数值”介于90与100之间，如图5-25所示图5-25 “条件格式”对话框提示：当用户还需要增加其他的条件时，可以单击“添加”按钮，为条件公式添加一个新的条件。

不过在一个工作表中，最多只能设置3个条件在已设置条件格式的单元格中，若其值发生变化，不再满足设定的条件时，Excel将恢复这些单元格原来的样式3）单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中设置“颜色”为“红色”，在“图案”选项卡中设置“图案”填充色为“浅青绿色”，单击“确定”按钮，如图5-26所示图5-26 设置格式（4）在“条件格式”对话框中，单击“确定”按钮，完成条件格式的设置，效果如图5-27所示图5-27 显示效果（5）以“学生成绩登记表”为文件名保存文件 拓展与提高常见的数据表格形式大同小异，使用系统给出的表格形式创建工作表可以提高工作效率Excel 2003内置了多种表格形式，使用它们可以轻松地创建带有各种格式效果的表格张老师修饰完表格后，发现表格虽然美观，但是制作过程比较麻烦，有没有一种快捷的方式来创建表格呢？张老师经过一番思考想到了使用“自动套用格式”命令来创建表格，以简化表格的设置使用“格式”→“自动套用格式”命令可以快速编辑表格，因此本任务操作较为单一，仅需要调用内置格式 操作步骤（1）打开“学生成绩登记表”2）选中A2:F13单元格区域3）选择“格式”→“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5-28所示。

图5-28 “自动套用格式”对话框（4）单击“选项”按钮，展开“要应用的格式”选项5）在表格样式列表中拖动滚动条选择“序列1”表格样式，单击“确定”按钮，表格格式效果如图5-29所示图5-29 表格格式效果5.2.4 练习与实训1. 建立如样例5.3所示的工作表，操作要求如下样例5.3：（1）在单元格A1:G1区域中输入“胜利中学‘希望’竞赛成绩表”，字体格式为22磅、红色、楷体、居中对齐2）以文本的方式输入考生的准考证号码，并使用自动填充的方式输入其他考生的准考证号码3）输入考生的出生年月和各科成绩，并把全部内容居中显示4）在李龙同学的总成绩单元格中插入批注，批注内容为“李龙同学曾在2005年获得省级‘三好学生’称号”5）调整第2行的行高为“24”，并把第2行的字体全部加粗显示，把C列单元格隐藏6）把G3:G12单元格区域的条件格式设置成数据条形式 （7）把sheet1重新命名为“竞赛成绩表”2. 建立如样例5.4所示的工作表，操作要求如下样例5.4：（1）输入如图所示的表格数据2）按字体格式进行排版3）设置表格外边框的样式为“粗实线”，“颜色”为“红色”，内线条的样式为“虚线”，颜色为“浅蓝色”。

4）设置“单价”单元格区域为25%的灰色图案填充，填充颜色为“橙色”，整个单元格区域用灰色颜色填充5）将单价数额大于1500小于2500的记录以红色字体，黄色底纹显示6）用自动套用格式编辑“产品库存信息表”5.3 计算学生成绩数据计算是表格应用过程中的重要内容，也是数据管理者必须面对的繁重任务在现实工作中，表格数据计算不仅仅数据量大，计算形式也很复杂，有些计算对象可能会频繁变化若要手工计算则工作量较大，操作起来也比较烦琐，利用公式和函数的计算功能完成计算任务，会大幅提高工作效率，所以表格计算是用户应该掌握的重要内容张老师制作完成“学生成绩登记表”后，对表格进行了修饰，但是学生的总成绩还没有计算出来他准备使用Excel 2003的自动求和功能计算出每个同学的总成绩，使用函数的计算功能统计各科的最高分和最低分使用工具栏中的“自动求和”按钮，可以快捷方便地进行求和运算，使用Excel 2003中的函数功能可以方便地完成多种统计工作，因此本任务可以分解成以下过程：l 计算学生总成绩l 统计各科的最高分和最低分5.3.1 计算学生总成绩使用Excel 2003提供的“自动求和”运算功能，可以方便快捷地计算数据累加结果。

操作步骤（1）打开“学生成绩登记表”2）单击F3单元格3）单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮的下拉箭头，打开下拉列表，选择“求和”命令，如图5-30所示4）在C3和E3单元格区域四周出现虚线框，表示需要求和的单元格区域，如图5-31所示图5-30 “自动求和”按钮下拉列表图5-31 显示求和区域（5）按“Enter”键，完成求和运算6）单击F3单元格右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F12单元格，然后释放鼠标，求出其他同学的总成绩，如图5-32所示图5-32 拖动求和（7）单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，保存文件为“学生成绩登记表1”5.3.2 统计各科的最高分和最低分使用MAX() 函数可以在多个数据中计算出最大值，而使用MIN() 函数则可以在多个数据中计算出最小值 操作步骤（1）打开“学生成绩登记表1”2）鼠标指针指向“平均分”所在的行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，新插入两行，在B13和B14单元格内分别输入文本“最高分”和“最低分”3）选中C13单元格，选择“插入”→“函数”命令，弹出“插入函数”对话框（见图5-33），同时编辑栏将自动添加“=”。

图5-33 “插入函数”对话框（4）在“选择函数”列表框中选择“MAX”函数，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图5-34所示图5-34 “函数参数”对话框（5）选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，计算结果将显示在C13单元格中6）单击C13单元格右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F13单元格，释放鼠标，求出其他科成绩的最高分，结果如图5-35所示图5-35 计算结果（7）选中C14单元格，选择“插入”→“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，同时编辑栏自动添加“=”8）在“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表框中选择“全部”选项，在“选择函数”列表框中选择“MIN”函数，如图5-36所示图5-36 “插入函数”对话框（9）单击“确定”按钮，返回到“函数参数”对话框，选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，在C14单元格将显示最低分结果10）使用填充拖动的方法计算其他项的最低分 （11）选中C15:F15单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“数值”选项，在“小数位数”文本框中输入数值“2”（见图5-37），单击“确定”按钮。

图5-37 “单元格格式”对话框（12）参照第（3）～（6）步的操作，求出各科及总分的平均值，结果如图5-38所示13）以“学生成绩登记表2”为文件名保存文件图5-38 计算结果 相关知识链接1. 公式公式是由常量、单元格引用、单元格名称、函数和运算符组成的字符串，也是在工作表中对数据进行分析的算式公式可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算在使用公式运算过程中，可以引用同一工作表中不同的单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，也可以引用其他工作簿中的单元格1）运算符运算符是连接数据组成公式的符号，公式中的数据根据运算符的性质和级别进行运算运算符可以分为4种类型，如表5-1所示表5-1 运算符类型、符号及优先级运算符类型运算符符号运算符优先级算术运算符+（加）-（减）*（乘）/（除） %（百分号） ^（乘方）（1）先计算括号内的运算（2）先乘方先乘除后加减（3）同级运算按从左到右的顺序进行比较运算符=（等于） >（大于） <（小于） >=（大于等于）<=（小于等于） <>（不等于）文本运算符&引用运算符：（区域运算符，对在两个引用之内的区域所包含的所有单元格进行引用），（联合运算符，将多个引用合并为一个引用）空格（交叉运算符，产生同时隶属于两个引用单元格区域的引用）（2）公式的组成Excel中所有的计算公式都以“=”开始，除此之外，它与数学公式的构成基本相同，也是由参与计算的参数和运算符组成。

参与计算的参数可以是常量、变量、单元格地址、单元格名称和函数，但不允许出现空格3）公式的显示、锁定和隐藏在默认情况下，Excel只在单元格中显示公式的计算结果，而不是计算公式，为了在工作表中看到实际隐含的公式，可以单击含有公式的单元格，在编辑栏中显示公式，或者双击该单元格，公式会直接显示在单元格中锁定公式就是将公式保护起来，使别人不能修改若不希望别人看到所使用的公式，可以将公式隐藏需要注意的是，在锁定、隐藏公式后，必须执行“保护工作表”的操作，这样才能使锁定、隐藏生效2. 单元格引用使用“引用”可以为计算带来很多的方便，但同时也会出现一些问题，尤其是在用户进行公式复制的时候当把计算公式从一个单元格复制到另一个单元格后，公式会发生改变，改变的原因就是在创建公式时使用了引用1）相对引用 相对引用是指单元格引用会随公式所在单元格位置的变化而变化，公式中单元格的地址是指当前单元格的相对位置当使用该公式的活动单元格地址发生改变时，公式中所引用的单元格地址也相应地发生变化2）绝对引用绝对引用是指引用特定位置的单元格，公式中引用的单元格地址不随当前单元格位置的改变而改变在使用时，单元格地址的列号和行号前增加一个字符“$”。

3）混合引用根据实际情况，在公式中同时使用相对引用和绝对引用称为混合引用例如：$A1，A$1都是混合引用，其中$A1表示列地址不变，行地址变化；而A$1表示行地址不变，列地址变化3. 函数函数是一些已经定义好的公式，大多数函数是经常使用的公式的简写形式函数由函数名和参数组成，函数的一般格式为：函数名（参数）输入函数有两种方法：一种是在单元格中直接输入函数，这与在单元格中输入公式的方法一样，只需先输入一个“=”， 然后输入函数本身即可；另一种是通过命令的方式插入函数5.3.3 练习与实训建立如样例5.5所示的“学生成绩登记表”，并按以下要求计算表中数据样例5.5：（1）利用公式方法计算“总分”列中的值2）计算各科平均成绩3）利用函数计算“总分”列的值5.4 使用图表图表是以图形表示工作表中数据的一种方式，将实际工作中呆板的数据转化成形象的图表，不仅具有较好的视觉效果，也能直观地表现出工作表中数据的变化信息，为工作决策提供依据如果说，用Excel电子表格只是将数据信息进行简单的罗列，那么在表格信息的基础之上建立图表，则是对数据进行一种形象化的再加工图表是办公环境中经常使用的工具，它不仅可以清晰地显示数据本身的变化，还可以提供数据以外的信息，扩大数据信息含量。

小赵是教育局的一个统计人员，近年来高考人数不断地增加，为了更好地比较近年参考人数增加的情况，直观呈现高考人数的增长趋势，他使用Excel的图表功能制作了统计高考学生图表Excel 2003创建图表的方法有两种：一种是使用图表向导；一种是使用“图表”工具按钮创建图表后，若感觉效果不佳，可以对图表进行编辑，因此任务操作可以分解成以下两个过程：· 使用图表向导创建图表· 编辑图表5.4.1 使用图表向导创建图表使用表格数据表示多个数据之间的关系存在表述困难的问题，若将表格数据转换成图表，就可以很容易地建立数据关系，方便数据项的比较，所以建立图表是扩大表格数据应用范围的重要方法 操作步骤（1）建立用于创建图表的“高考学生统计表”工作表，如图5-39所示图5-39 创建图表（2）在工作表中，选择要绘制图表的A1:C10单元格数据区域，最好将行和列的标题选入，以便生成用标题表示行、列坐标的图表3）选择“插入”→“图表”命令，弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如图5-40所示4）在“标准类型”选项卡的“图表类型”列表框中选择“柱形图”，在“子图表类型”选项组中选择“三维簇状柱形图”单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-4 步骤之2-图表源数据”对话框，如图5-41所示。

图5-40 “图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框 图5-41 “图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框（5）在“数据区域”选项卡的“数据区域”文本框中选择数据单元格的范围，这里已经选择了A1:C10单元格区域选择“系列产生在”选项中的“列”单选按钮，使数据系列来源于列单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如图5-42所示图5-42 “图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框（6）在“标题”选项卡的“图表标题”文本框中输入“高考学生统计表”单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，如图5-43所示图5-43 “图表向导-4 步骤之4-图表位置”对话框（7）选择“作为其中的对象插入”单选按钮，单击“完成”按钮单击图表，将鼠标指针放在图表区空白的任意一个位置上，使用鼠标拖曳图表至新的位置，生成的图表如图5-44所示图5-44 生成图表提示：若选择“作为新工作表插入”单选按钮，图表将以单独的工作表插入8）单击图表，当图表四周出现8个黑色的控制点时，拖动控制点可调整图表的大小和位置9）以“高考学生统计表”为文件名保存图表。

5.4.2 图表编辑常见的图表编辑是添加纵横坐标、向图表添加和删除数据及改变图表类型等若对图表进行修饰操作，可使图表的外观效果和表现力进一步增强 操作步骤（1）打开“高考学生统计表”2）修改2007年高考录取人数，这里将“6800”改为“7000”，图表中的数据会自动改变，如图5-45所示图5-45 修改数据后的结果（3）在“高考学生统计表”工作表中新增加一行，添加2008年的报名人数和录取人数4）选中图表，选择“图表”→“添加数据”命令，弹出“添加数据”对话框，如图5-46所示图5-46 “添加数据”对话框（5）单击“选定区域”文本框后面的“折叠对话框”按钮，选择新增加的数据区域，单击“确定”按钮，将新增加的数据在图表中显示出来，如图5-47所示图5-47 添加数据后的图表（6）单击图表，使图表处于选定状态然后选择“图表”→“图表选项”命令，弹出“图表选项”对话框，如图5-48所示图5-48 “图表选项”对话框（7）在“标题”选项卡的“分类（X）轴”文本框中输入“年份”，在“数值（Z）轴”文本框中输入“人数”，单击“确定”按钮，在图表中出现X轴和Z轴标题8）选中“图表标题”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“图表标题格式”命令，弹出“图表标题格式”对话框，如图5-49所示。

图5-49 “图表标题格式”对话框（9）在“字体”选项卡中设置“字体”为“楷体”，“字形”为“加粗”，“字号”为“16”， “颜色”为“红色”，单击“确定”按钮10）分别单击纵横标题，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“坐标轴标题格式”命令，弹出“坐标轴标题格式”对话框，如图5-50所示11）在“字体”选项卡中，设置“字体”为“楷体”，“字形”为“常规”，“字号”为“12”，“颜色”为“红色”，单击“确定”按钮，图表的标题和坐标轴标题格式如图5-51所示 图5-50 “坐标轴标题格式”对话框 图5-51 显示设置结果（12）双击图表中的数值轴，弹出“坐标轴格式”对话框，在“刻度”选项卡的“自动设置”选项组中设置“最小值”为“0”，“最大值”为“20000”，“主要刻度单位”为“5000”，“次要刻度单位”为“1000”，“基底（XY平面）交叉于”为“0”，如图5-52所示13）双击分类轴，弹出“坐标轴格式”对话框，在“刻度”选项卡的“分类数（分类轴刻度线标签之间）”文本框中输入数值“4”，在“分类数（刻度线之间）”文本框中输入数值“1”，如图5-53所示。

14）双击“背景墙”，弹出“背景墙格式”对话框，在“边框”选项组中选择“自定义”单选按钮，设置背景墙线条颜色为“红色”，如图5-54所示15）单击“填充效果”按钮，弹出“填充效果”对话框，如图5-55所示 图5-52 设置数值轴刻度 图5-53 设置分类轴刻度 图5-54 “背景墙格式”对话框 图5-55 “填充效果”对话框（16）在“颜色”选项组中选择“双色”单选按钮，并设置“颜色1”为“白色”，“颜色2”为“浅蓝色”在“底纹样式”选项组中选择“水平”单选按钮，在“变形”选项组中选择第一种变形效果17）选择“图表”工具栏中的“图表类型”命令，弹出“图表类型”对话框，如图5-56所示18）在“标准类型”选项卡的“图表类型”中选择“折线图”，在“子图表类型”中选择“数据点折线图”类型，单击“确定”按钮，图表类型变成折线图形，如图5-57所示 图5-56 “图表类型”对话框 图5-57 显示设置结果 （19）选中图表，选择“图表”→“添加趋势线”命令，弹出“添加趋势线”对话框，如图5-58所示。

图5-58 “添加趋势线”对话框（20）在“添加趋势线”对话框的“类型”选项卡中，选中“趋势预测/回归分析类型”选项组中的“对数”选项，单击“确定”按钮21）在图表中双击趋势线，弹出“趋势线格式”对话框，切换到“图案”选项卡，选择“线条”选项组中的“自定义”单选按钮，设置线条的样式、颜色和粗细，如图5-59所示22）单击“确定”按钮，为图表加上趋势线，如图5-60所示 图5-59 “趋势线格式”对话框 图5-60 添加趋势线提示：趋势线只能在二维面积图、折线图、条形图和气泡图等平面图形中添加，不能在三维立体图、雷达图、饼图和圆环图中添加 相关知识链接在Excel中有两类图表，如果建立的图表和数据是放置在一起的，这样图和表结合得就比较紧密、清晰和明确，也更便于对数据进行分析和预测，此种图表称为内嵌图表如果建立的图表不和数据放在一起，而是单独占用一个工作表，则称为图表工作表，也叫独立图表图表由图表标题、数值轴、分类轴、绘图区和图例等部分组成其中，图表标题是为建立的图表所命名的标题；绘图区是图表中的数据图形显示区，包括网格线和数据；数值轴是图表的垂直轴，用来区分数据的大小，数值轴标题在图表的左边，用来说明数据数值的种类；分类轴是图表的水平轴，用来区分数据的类别；图例是用来区分数据各系列的彩色小方块和名称。

5.4.3 练习与实训1. 根据样例5.6创建商品销售表格图表，具体要求如下1）图表类型是三维堆积柱形图2）图表中含有图表标题3）图表作为新工作表格插入样例5.6：2. 修改样例5.6所示的图表，具体要示如下1）改变图表的显示类型，添加趋势线2）增加、删除图表的数据记录3）改变纵横坐标标题的字体大小、颜色、字形和字体5.5 管理使用工作表数据表格的管理对象是数据，如何有效地管理、应用表格数据，是表格数据处理的重要内容Excel 2003具有强大的数据管理功能，在Excel 2003中可以对数据进行排序、筛选和分类汇总等操作进行数据处理既可以方便管理，同时也方便使用，因此数据管理是Excel 2003的重点知识由于Excel中的各种数据管理操作都具有广泛的应用价值，所以只有全面了解和掌握了数据管理方法才能有效提高数据管理水平张老师计算出学生的总成绩后，想要对学生的总成绩进行排序，以排列出全部学生的成绩名次，然后从中挑出几个总成绩和单科成绩都比较好的同学参加市里组织的数学和计算机的比赛使用工具栏中“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据进行排序，但是只能按照单个字段的内容进行排序，当遇到有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”→“排序”命令，根据多个关键字进行排序。

使用Excel 2003的筛选功能，系统会自动查找满足设定条件的学生所以，可以将张老师的任务分解成以下过程：· 数据排序· 数据筛选5.5.1 数据排序使用Excel 2003的排序功能，可以实现数据从高到低或者从低到高的自动排列，排序后的数据一目了然 操作步骤（1）打开“学生成绩表2”文件，删除“最高分”、“最低分”和“平均分”的所有数据2）单击F2:F14单元格区域中的任一单元格3）选择“数据”→“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图5-61所示4）在“主要关键字”下拉列表框中选择“总分”，在“次要关键字”下拉列表框中选择“语文”，在“第三关键字”下拉列表框中选择“数学”，全部按降序排列 （5）单击“确定”按钮，排列结果如图5-62所示 图5-61 “排序”对话框 图5-62 显示排序结果（6）以“学生成绩表3”为文件名保存文件5.5.2 数据筛选利用数据的筛选功能，让系统自动查找满足条件的数据并显示给用户，无疑会使数据检索工作的效率大幅提高 操作步骤（1）打开“学生成绩表3”2）单击“学生成绩表3”中的任一单元格。

3）选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令4）此时，“学生成绩表3”中数据的第一行处于可筛选状态，并且每一列字段名的右边都出现一个下拉按钮，如图5-63所示图5-63 显示下拉按钮（5）单击“总分”字段名后面的下拉按钮，打开下拉列表框，选择“自定义”命令，弹出“自定义自动筛选方式”对话框6）在“自定义自动筛选方式”对话框中，设置筛选条件为“（总分>=260）与（总分<300）”，如图5-64所示图5-64 设置筛选条件（7）单击“确定”按钮，筛选结果如图5-65所示图5-65 显示筛选结果提示：选择“数据”→“筛选”→“全部显示”命令，可以将数据还原，显示全部数据8）在D14:E15单元格区域中输入高级筛选的条件“数学>=80”，“算机>=90”，如图5-66所示9）选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框，如图5-67所示 图5-66 输入筛选条件 图5-67 “高级筛选”对话框（10）在“方式”选项组中，选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮11）在“列表区域”文本框中输入要筛选的数据区域，或单击“折叠对话框”按钮，用鼠标选择数据区域。

12）在“条件区域”文本框中输入或选择筛选条件的区域，这里选择D14:E15单元格区域13）在“复制到”文本框中输入或选择筛选结果的放置位置，可以随意选择区域14）如果结果中要排除相同的行，选中“选择不重复的记录”复选框即可15）单击“确定”按钮，筛选结果如图5-68所示图5-68 显示筛选结果 相关知识链接1. 排序排序可以对一列或多列的数据按文本（升序或降序）、数字（升序或降序）、日期和时间（升序或降序）进行排序，也可以按自定义序列（如大、中和小）进行排序主要关键字是数据排序的依据，在主要关键字相同时，按次要关键字进行排序，当次要关键字相同时，按第三关键字排序，依此类推2. 筛选筛选就是显示出符合设定条件的表格数据，隐藏不符合设定条件的数据对于筛选功能，Excel提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令自动筛选”只能设置简单的筛选条件，需要设置复杂筛选条件时要使用高级筛选方式在设置高级筛选时，需要建立一个条件区域，一个条件区域需用两行，至少需用两个单元格，在第一行的单元格中输入指定的字段名称，在第二行的单元格中输入字段的筛选条件值构造筛选条件是条件检索的基础，筛选条件越精细合理，筛选结果就越准确。

筛选条件是由关系运算符构成的关系表达式，其中可以使用通配符“？”和“*”若筛选条件较多时，应使用“与”、“或”逻辑运算符连接关系表达式为了能清楚地看到筛选结果，系统将不满足条件的数据暂时隐藏起来，当撤销筛选条件后，这些数据又重新出现设置完自动筛选后，再次单击筛选按钮，可以取消筛选，回到原始状态5.5.3 练习与实训对样例5.7中的数据按要求进行处理样例5.7：（1）按总工作量排序，找到工作量最大的教师2）在次要关键字中依次选择课时量、论文数量、课件数量和出版著作数量，全部按降序进行排列5.6 打印电子表格使用打印机可以把电子表格变成纸质文档，但是要打印出样式精美的文档，必须进行打印设置打印设置不但能使电子表格和打印纸张相互匹配，也能强化打印效果，把电子表格中没有的内容添加到纸质文档中张老师决定把学生成绩表打印出来，以便让每位学生知道自己的考试成绩和名次为了强化打印效果，需要对电子表格的打印参数进行设置，若想节省打印成本则需要考虑设置打印机，在打印前预览可以发现错误，保证打印成功率因此，打印任务可以分解成以下操作过程：· 设置打印参数· 设置打印机属性· 预览和打印表格5.6.1 设置打印参数打印Excel表格之前，应设置纸张大小、页面边距及页眉页脚等内容，使打印出来的表格格式美观正确。

操作步骤（1）打开“学生成绩表3”2）选择“文件”→“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图5-69所示图5-69 “页面设置”对话框（3）在“页面”选项卡的“方向”选项组中选择“横向”单选按钮，在“纸张大小”下拉列表框中选择“A4”，设置起始页码设为“自动”4）在“页边距”选项卡中设置上、下、左、右4个边距值在“页眉”、“页脚”数值选择框中输入或选择距上、下边的距离，该距离应小于页边距，以保证页眉页脚不被数据覆盖在“居中方式”选项组中选择“水平”复选框，如图5-70所示5）切换到“页眉/页脚”选项卡，如图5-71所示 图5-70 “页边距”选项卡 图5-71 “页眉/页脚”选项卡（6）单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，如图5-72所示7）在“左”文本框中输入“2009年3月20日”，在“中”文本框中输入“学生成绩登记表”，然后选定文本，单击“字体”按钮，弹出“字体”对话框，设置“字体”为“楷体”，“字号”为“16”，并加粗显示，单击“确定”按钮，如图5-73所示 图5-72 “页眉”对话框 图5-73 设置页眉（8）在图5-71所示的“页脚”选项的下拉列表框中选择“第1页”。

9）在“页面设置”对话框中，单击“确定”按钮，完成页眉页脚设置10）切换到“工作表”选项卡，在“打印区域”文本框中输入要打印的工作区域A1:F15，或单击“折叠对话框”按钮选择打印的区域，如图5-74所示图5-74 选择打印区域（11）在“打印标题”选项组中设置行标题，在“顶端标题行”文本框中输入即可，或单击“折叠对话框”按钮，选择第二行作为水平标题，如果表格的长度超过了一页，则在每页的开头可以显示出标题12）选择“打印”选项组中的“网格线”复选框，即可在打印内容的同时打印网格线13）在“批注”下拉列表框中选择“工作表末尾”，单击“确定”按钮，完成“工作表”选项卡的设置5.6.2 设置打印机属性正确合理地设置打印机的属性，可以控制打印质量，节约打印成本节省喷墨打印机墨水的代价是打印质量下降，因此在打印草稿或打印质量要求不高时，可以考虑降低分辨率，以节省打印机墨水 操作步骤（1）选择“文件”→“打印”命令，弹出“打印”对话框，如图5-75所示图5-75 “打印”对话框（2）在“打印机”选项组的“名称”下拉列表框中选择打印电子表格的打印机3）单击“属性”按钮，弹出打印机的“属性”对话框，如图5-76所示。

4）单击“高级”按钮，弹出打印机的“高级选项”对话框显示“图形”目录中的“打印质量”下拉列表，在其中选择打印文档中图形所要求的分辨率，如图5-77所示 图5-76 “属性”对话框 图5-77 “高级选项”对话框（5）单击“确定”按钮，完成打印机属性的设置5.6.3 预览和打印文件完成打印设置后，应使用打印预览功能来检查设置效果，尽可能地检查出打印格式中的错误，以保证文档打印一次成功，这样即能节约打印成本又提高了工作效率 操作步骤（1）选择“文件”→“打印预览”命令，预览打印效果，如图5-78所示图5-78 预览表格（2）单击“页边距”按钮，显示页边距边框线，用鼠标拖动边框线适当调整页边距和页眉、页脚的位置，如图5-79所示图5-79 显示页边距边线（3）单击“下一页”按钮，显示第2页的打印预览，并显示批注的内容，如图5-80所示图5-80 显示批注内容（4）预览效果并修正错误后，单击“打印”按钮，弹出“打印内容”对话框在“打印范围”选项组中选中“全部”单选钮；在“份数”选项组中选择打印文件的份数；在“打印内容”选项组中选择打印活动的工作表。

5）单击“确定”按钮，打印出“学生成绩登记表3”5.6.4 练习与实训1. 打印一个工作表，按以下要求设置打印参数1）纸张的大小为B5，纵向打印2）为表格每页设置页眉和页脚3）每页要求有行标题，表格带有网格线，并打印批注内容2. 设置EPSON 2000K打印机的打印属性1）打印质量为360×360 dpi2）打印质量为草图质量3. 预览并打印一个电子表格，要求如下：（1）预览时调整页边距2）打印数为两份。